Facilitar a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores é uma maneira do sistema PABX ajudar empresas que precisam de processos ágeis para crescer.

 

Desde um site atrativo e intuitivo até um bom sistema PABX, nada mais pode ser deixado de lado quando o assunto é qualidade no atendimento ao cliente.

Embora esse seja o caminho do sucesso, muitas empresas ainda não se deram conta e acabarão ficando para trás.

Por conta disso, neste post vamos falar sobre os diferentes tipos de sistemas telefônicos e as vantagens desta ferramenta que permite uma comunicação ágil e eficiente, além de melhorar processos internos e, por consequência, as expectativas dos clientes.

 

Private Automatic Branch Exchange: como funciona e a importância do sistema PABX

O sistema PABX (Private Automatic Branch Exchange) otimiza a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores.

Evita que seja necessária a contratação de uma linha telefônica junto das operadoras de telefonia para cada colaborador e com isso se torna um importante aliado na redução de custos.

Mas veja bem, isso não significa que com o sistema PABX você terá linhas infinitas, pois existe uma grande diferença entre ramais e linhas telefônicas. Nesse ponto, muitas pessoas acabam se confundindo.

Portanto, você pode ter uma grande quantidade de ramais, ou seja, um para cada colaborador se for necessário e permitir a comunicação interna à vontade e sem custo. Mas a quantidade de ligações externas simultâneas depende da quantidade de linhas contratadas na operadora de telefonia. Ou seja, se você tiver uma central telefônica com dez ramais e três linhas, conseguirá conversar somente com três clientes e/ou fornecedores ao mesmo tempo.

Simples de entender, não é mesmo? Então vamos em frente.

 

As vantagens do sistema PABX para empresas

Acompanhar a evolução do mercado e manter a empresa forte diante dos concorrentes é a missão de todo gestor que deseja ver seu negócio crescer. Mas nem sempre isso acontece.

É muito comum encontrar negócios se mantendo com um sistema PABX obsoleto mesmo diante dos sinais de que a empresa precisa de uma nova central pabx, e sofrendo com problemas que podem ser resolvidos sem de grandes investimentos.

Mas por qual razão isso acontece? A verdade é que podem ser vários os motivos.

• Falta de verba, mesmo que pequena, para investimento em melhorias;
• Receio do novo, ou seja, de novas tecnologias;
• A velha mania que – infelizmente – nós brasileiros temos de deixar tudo para o último momento, empurrando com a barriga situações prejudiciais em vez de corrigi-las;
• Ou até mesmo a falta de percepção de que a exigência dos clientes por bom atendimento é cada vez maior.

Para te ajudar a entender melhor essas questões, vamos mostrar algumas vantagens que um sistema PABX proporciona para as empresas que já enxergaram seu valor.

Vamos lá?

Agilidade na comunicação interna

Uma empresa burocrática e sem uma comunicação interna ágil perde toda a eficiência exigida atualmente para que negócios atinjam patamares mais altos.

Claro que aqui não estamos falando apenas de tecnologia, afinal, toda empresa precisa de uma cultura forte para um crescimento sustentável. Porém, não dá para negar que sem a contribuição tecnológica tudo ficaria mais difícil e mais caro.

Um bom sistema PABX permite a comunicação telefônica entre os colaboradores de forma rápida e sem custo, seja para consultar se um pedido foi faturado, se um produto saiu para entrega, confirmar uma reunião e qualquer outra situação que não possa esperar uma resposta por e-mail que tende a ser mais demorada.

No caso de negócios com mais de uma unidade, matriz e filiais, as vantagens se tornam ainda mais claras. Através da tecnologia VoIP, as unidades são interligadas e trabalham de forma transparente, como se estivessem todas dentro do mesmo espaço, sob o mesmo teto.

Eficiência no atendimento ao cliente

Sabe quando alguém liga para uma empresa e a atendente diz: “para resolver essa questão” ou “para comprar esse produto” você precisa ligar na unidade “x”, quer anotar o telefone? Se sua empresa faz isso, sinto lhe dizer, mas seus clientes odeiam.

A possibilidade de interligar unidades elimina esse problema, melhora o atendimento telefônico ao cliente e os deixa mais satisfeitos.

Mas se seu negócio não possui mais de uma unidade, calma, existem outras situações ruins que prejudicam o relacionamento com o cliente e podem ser resolvidas com um sistema PABX.

Quando você entra em contato com uma empresa e o atendente te transfere para outro, que transfere para outro, que transfere para outro, gerando uma enorme perda de tempo, é uma situação ruim, não é mesmo?

Com certeza você fica insatisfeito e conclui que o atendimento é péssimo. O problema é que seu cliente tem a mesma conclusão quando liga para sua empresa e passa por situação semelhante.

Recursos como a URA, um atendimento digital com opções numéricas, evita transferências em excesso, permite o cliente chegar rapidamente ao setor que deseja falar e não acumula seus colaboradores com tarefas inúteis.

Economia nas contas de telefone

Nunca é demais repetir que o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo.

Não vamos entrar nesse mérito de porque isso acontece. Nossa missão é criar soluções para os problemas existentes e custo alto com telefonia é um dos que atinge a maioria das empresas.

Você viu ali em cima que a interligação de matriz e filiais melhora, e muito, a comunicação interna. É uma maneira de ganhar agilidade nos processos e, consequentemente, aumentar a produtividade. Certo?

Mas temos uma notícia ainda melhor.

Como a interligação é feita através da telefonia VoIP, todas as chamadas entre as unidades tem custos zero, seja uma consulta entre setores ou uma ligação de um cliente sendo transferida.

Viu como um sistema PABX moderno pode ajudar sua empresa a reduzir custos em telefonia, além de várias outras vantagens?

Credibilidade e profissionalismo

O mínimo que esperamos de qualquer empresa é um bom atendimento, não é mesmo?

Oferecer atendimento via chat, sms ou até redes sociais é um grande diferencial, mas antes disso, é preciso manter a qualidade nos canais de comunicação mais tradicionais como e-mail e telefone.

De que adianta tanta tecnologia se você falhar nos meios básicos de comunicação? Muitos clientes ainda preferem a boa e velha chamada telefônica, um contato mais ágil e direto, mais humano.

Portanto, uma equipe bem treinada e com ferramenta para manter conversas com qualidade e sem ruídos, é importante e suficiente para que os clientes se mantenham satisfeitos.

Melhoria contínua

Como é possível implementar melhorias no negócio sem saber o que deve ser melhorado?

Um bom sistema PABX ajuda a enxergar profundamente a operação, ou seja, coletar dados reais para entender o que está funcionando e identificar possíveis falhas.

Possibilita gravar e analisar ligações para entender como seus clientes estão sendo atendidos, como está a performance dos vendedores e, novamente, identificar os erros que precisam ser corrigidos rapidamente.

Não menos importante, permite identificar gastos telefônicos desnecessários e controlar custos continuamente. Afinal, como diz o empreendedor Beto Sicupira: “custo é como unha, tem de cortar sempre”.

 

Conheça os 5 tipos de PABX

Agora você já entende o que é e como funciona um PABX, além de conhecer algumas grandes vantagens de quem utiliza esse sistema.

Mas tudo que vimos até agora é de forma mais genérica, no entanto, existem vários tipos de sistema PABX no mercado. Isso aconteceu por conta do avanço tecnológico para suprir as novas demandas que surgiram com o passar dos anos.

Atenção: isso não significa que existe o melhor, mas sim o mais adequado para as necessidades do seu negócio. Certo?

Por exemplo, se você precisa apenas atender e transferir chamadas, possui linhas telefônicas analógicas e não tem expectativa de grandes mudanças em um curto espaço de tempo, um equipamento mais básico é o suficiente.

Já no caso de uma operação mais robusta como um call center, por exemplo, uma solução telefônica mais avançada se torna indispensável.

Conheça agora os 5 tipos de PABX existentes:

PABX Analógico

O sistema PABX analógico é a versão mais simples de todos eles.

Sem recursos mais avançados, ele se encaixa bem nas empresas que não exigem funções além das básicas como fazer, receber e transferir chamadas e possuem linhas analógicas das operadoras de telefonia convencionais.

Mas não pense que ele é tão limitado. Mesmo sendo uma versão básica, permite controlar ramais, ou seja, definir quais os tipos de chamadas que cada usuário poderá fazer.

Também é compatível com acessórios como o tarifador para controlar e identificar gastos, a interface celular para redução de custos nas chamadas móveis e mensagem de espera personalizada.

A grande sacada aqui é levar em conta todos esses pontos. Se for preciso agregar vários acessórios, é mais interessante procurar por uma solução mais completa, onde a chance de acontecer possíveis problemas técnicos é menor.

E falando em problemas técnicos, a manutenção do PABX analógico tende a ter um custo maior devido suas limitações. Um dos motivos é o deslocamento de um técnico especializado até a empresa cada vez que surgir um defeito.

PABX Digital

O sistema PABX Digital é um equipamento mais avançado em relação ao anterior. Já compatível com linhas telefônicas digitais, ele permite utilizar o entroncamento E1 e ainda mesclar com as analógicas se for necessário.

Vamos imaginar o seguinte cenário:

Você tem contratado junto à operadora de telefonia um Link E1 que já contempla 3000 minutos de ligações fixo local, porém, você também realiza uma quantidade considerável de ligações de venda para celular e a operadora cobra uma tarifa muito alta para este tipo.

O que fazer nesse caso? Uma das soluções é mesclar posições de linhas analógicas e utilizá-las com a interface celular para gerar uma grande economia.

E não se preocupe com a operação, o sistema é inteligente o suficiente para reconhecer automaticamente o tipo de chamada e utilizar a rota de menor custo como saída.

Dito isso, é importante ressaltar também que a tecnologia digital melhora a qualidade das ligações, elimina ruídos e aumenta o áudio, além de ter a funcionalidade DDR (discagem direta a ramal).

Em relação ao suporte técnico, assim como o modelo analógico, poderá exigir maior investimento e um pouco mais de tempo para correções de defeitos.

PABX Híbrido

Este equipamento é uma mistura dos tipos analógico e digital com a soma de alguns recursos IP. Ou seja, permite utilizar linhas analógicas, digitais e VoIP para gerar economia nas contas de telefone e manter a qualidade nas ligações.

Alguns recursos interessantes como o atendimento digital e mensagem de espera personalizada, são itens default nos modelos de PABX do tipo híbrido.

No entanto, recursos mais avançados como relatórios detalhados e monitoramento de ramais em tempo real, disponíveis no sistema virtual que veremos a seguir, permanecem de fora.

A manutenção técnica se assemelha com os modelos que vimos anteriormente.

PABX IP

O PABX IP, conhecido também como PABX VoIP, é uma solução mais completa. Esse equipamento possui de fábrica recursos como o gravador de chamadas, URA, filas de atendimento, etc.

Confira por que as empresas amam o gravador de ligações.

Por outro lado, exige uma infraestrutura, ou seja, um cabeamento de rede mais profissional para o bom funcionamento e um espaço adequado, como um CPD ou data center, para armazenamento e segurança do servidor.

Apesar de ser possível a utilização de outros tipos de linhas telefônicas, o ideal é contratar uma operadora VoIP para melhor aproveitamento da solução e maior redução nas contas de telefone.

O suporte técnico se torna mais simples por conta de grande parte das correções serem realizadas remotamente. Porém, a mão de obra pode exigir maior investimento por se tratar de um serviço mais especializado.

PABX Virtual

O sistema PABX Virtual possui todos os recursos do IP.

No entanto, por ser um serviço de telefonia na nuvem, não exige um servidor físico instalado na empresa, o que torna os processos de implantação e suporte mais simples.

Totalmente baseado na tecnologia VoIP, permite que seus ramais sejam autenticados facilmente em softwares instalados em computadores, smartphones ou telefones IP, uma vantagem que facilita atividades como o trabalho home office, por exemplo.

Desta forma, é possível ter dez pessoas em locais diferentes como se todos estivessem sob o mesmo teto, facilitando ainda mais a interligação de matriz e filiais.

Interessante? Tem mais!

• Gravador de chamadas;
• Atendimento digital com opções numéricas;
• Mensagem de espera personalizada;
• Monitoramento de ramais em tempo real;
• Relatórios completos;
• Flexibilidade para ampliação e redução de ramais, evitando desperdício de dinheiro.

 

3 Dicas importantes para comprar PABX e evitar problemas

Agora você já sabe a importância de um bom sistema de telefonia, certo? Já sabe que existem 5 tipos de sistema PABX e então surgem as dúvidas:

• Qual deles escolher?
• Onde comprar?

A primeira coisa a ser feita é entender as necessidades. Por exemplo:

• Precisa de recursos mais avançados como gravador de chamadas, ramais móveis ou ferramentas para acompanhamento da operação?
• Já tem linhas telefônicas contratadas? São analógicas, digitais ou VoIP?
• A empresa tem perspectiva de crescimento rápido, sendo necessária a ampliação de ramais e linhas?

Feito isso, siga em frente.

Um bom parceiro é essencial

Sabendo das necessidades básicas, tudo se torna mais fácil. Isso vai te ajudar a, como diz o ditado popular, não levar gato por lebre.

Mas como identificar um bom parceiro? Vamos lá.

Mesmo que você já tenha em mente a solução definida, um bom parceiro vai se aprofundar no assunto para ter certeza que sua escolha realmente é a melhor. Grandes empresas se preocupam com a satisfação do cliente antes de qualquer coisa.

Outro ponto importante é tentar conversar com clientes que já compraram da empresa para ter certeza que está fazendo a escolha certa.

Preço e qualidade andam juntos

Um erro cometido com frequência é simplesmente procurar por uma central de telefone barata. Claro que preço é importante e faz diferença, o erro é quando ele se torna o único fator de escolha.

Pesquise diversas soluções, compare as diferenças entre elas, tenha certeza que atende as necessidades atuais do negócio e mais do que isso, se certifique de que não será um dinheiro jogado fora em pouco tempo.

Depois disso olhe para o valor de investimento e lembre-se: preço baixo não significa uma escolha ruim, assim como preço alto não é sinônimo de qualidade.

Pós-venda também importa

Já pensou se logo após escolher e implantar o sistema PABX, seja físico ou virtual, ele apresenta falhas e começa a prejudicar o seu negócio?

Você contata a empresa contratada e percebe que a correção levará muito tempo. Pior do que isso, a empresa começa a se esconder de você.

Um bom suporte técnico é essencial para uma parceria positiva e duradoura. Portanto, se certifique antes de assinar o contrato e evite dores de cabeça, além do prejuízo financeiro.

Então, gostou de saber mais sobre o assunto? Agora você já conhece as vantagens do sistema PABX e sabe o que fazer para otimizar a comunicação telefônica no seu negócio.

E se ainda tem dúvidas, não se preocupe. É comum que mesmo com todas essas informações muitos gestores ainda tenham receio de fazer uma escolha ruim e acabar prejudicando o próprio negócio.

Se esse for o seu caso, conte com a gente. Converse sem compromisso com um consultor e tire suas dúvidas.

O modelo de trabalho home office está crescendo e conquistando cada vez mais a preferência de funcionários e empresas ao redor do mundo.

 

Em uma pesquisa realizada pela Owl Labs nos Estados Unidos, 65% dos funcionários que não fazem trabalho home office afirmaram que gostariam de ter esse benefício pelo menos uma vez por mês.

Outro dado interessante dessa pesquisa é o percentual de turnover. Empresas que permitem o trabalho remoto tem uma taxa até 25% menor.

No Brasil, uma pesquisa realizada no final de 2017 apontou que, ao que tudo indica, o futuro do trabalho é remoto.

Pensando nos próximos 12 meses, 34,3% dos profissionais pretendem incentivar mais o modelo de trabalho home office em suas companhias. Em empresas menores o percentual é ainda maior, chegando a 39,2%.

Percebeu? O que há alguns anos atrás parecia algo quase impossível, hoje é uma tendência mundial e, provavelmente, um caminho sem volta.

Se você ainda tem dúvidas ou receio, conhecer os benefícios que o trabalho home office proporciona para empresas e funcionários talvez te ajude a olhar essa prática com outros olhos.

Vamos em frente?

 

Como funciona o trabalho home office?

O modelo de trabalho home office não significa que você precisa abandonar o escritório e manter sua equipe 100% remota. Inclusive, nem é qualquer trabalho que funciona fora do modelo tradicional.

Porém, mesmo em empresas tradicionais, é possível adotar o modelo híbrido e permitir que parte do trabalho seja feito por funcionários remotos.

Esse benefício pode ser concedido em um ou alguns dias da semana e fará uma grande diferença nos resultados do seu negócio.

 

Benefícios do trabalho home office

Quem enxerga o trabalho home office com ressalvas, acredita que esse modelo afeta a produtividade e a comunicação entre os profissionais. Mas será que eles têm razão?

Então vamos aos benefícios para que você possa tirar suas conclusões sobre o trabalho remoto.

1. Aumenta a produtividade

Engana-se quem acha que apenas o fato do funcionário não estar presente no escritório pode comprometer sua produtividade.

Na verdade, o problema pode ser exatamente o contrário.

O fato de se deslocar de casa até a empresa, situação ainda pior em cidades como São Paulo, por exemplo, muitas vezes faz com que o funcionário já chegue cansado para trabalhar, o que afeta completamente sua produtividade.

Na pesquisa realizada pelo portal TD que citamos no início do texto, os profissionais avaliam positivamente o trabalho home office e 56% deles acham que aumenta a produtividade.

Dentro do escritório é comum vermos ataques, que não acontecem fora dele, dos ladrões de tempo, como as frequentes distrações paralelas e bate papos comuns nas salas de café.

Um estudo realizado pela Harvard Business Review mostra que empresas que permitem o trabalho home office tiveram um aumento de 13,5% na produtividade.

2. Melhora a qualidade de vida

Um problema bastante comum que acabamos de falar é o trânsito. Além de afetar a produtividade, com o passar do tempo o estresse do funcionário aumenta e torna a situação cada vez mais crítica.

Hoje em dia, as melhores empresas para trabalhar se preocupam cada vez mais com o bem estar de seus colaboradores e não por acaso, são premiadas frequentemente pelo sucesso que alcançaram.

Já parou para pensar que as horas que o funcionário perde para ir até a empresa poderiam ser aproveitadas para curtir a família ou dormir um pouco mais e acordar mais relaxado, já que vai trabalhar em casa?

Menos estresse, mais felicidade, melhor qualidade de vida. Pessoas felizes tem melhores resultados.

Bom para o funcionário, bom para a empresa.

3. Reduz custos de operação

Reduzir custos é algo importante e comum em muitas empresas, especialmente em épocas de crise. Geralmente elas cortam despesas com sistemas de telefonia, internet, impressão e ouros que sejam possíveis.

Adotar o trabalho home office é, por si só, uma maneira eficiente de redução de custos, o que é um dos maiores benefícios para empresas que optam por essa prática.

Nesse modelo de trabalho os escritórios podem ser menores e isso faz com que se gaste menos dinheiro com aluguel, móveis, ar condicionado e energia, por exemplo.

4. Aumenta o lucro da empresa

Uma forma de aumentar os lucros da empresa é vender mais, isso é básico. Se você estiver com dificuldades em vendas, veja como a técnica cold calling pode te ajudar a conquistar mais negócios.

Mas como estamos falando de trabalho home office, os 3 benefícios que vimos até aqui vão resultar automaticamente no 4º.

Funcionário com melhor qualidade de vida é mais feliz e consequentemente produz mais e tem melhores resultados.

Empresa que ajuda o funcionário a produzir mais, por consequência ganha mais dinheiro.

E a redução de custos é, automaticamente, uma maneira de aumentar os lucros do seu negócio.

Mas apesar de todos esses benefícios do trabalho home office e de tantas empresas estarem iniciando essa prática, muitas outras ainda tem algum tipo de receio.

No entanto, com o avanço da tecnologia e uma infinidade de ferramentas de comunicação ou ferramentas para gerenciamento de equipes de trabalho remoto, esse modelo vem se tornando mais comum.

E você, já adotou o trabalho home office na sua empresa?

Para quem adotou ou pretende adotar, é importante conhecer como funciona o como funciona o PABX Virtual, sistema que fornece todos os recursos de um ramal para o funcionário como se ele estivesse no escritório.

A Telefonia VoIP está cada vez mais presente em empresas de diversos setores e tamanhos, devido sua capacidade de gerar grande economia, entre tantos outros benefícios.

 

Um dos canais de comunicação mais importantes, a telefonia de qualidade possui recursos que ajudam sua empresa a conquistar grandes resultados, entre eles, melhorar o atendimento ao cliente e economizar.

Por outro lado, a ausência de uma solução telefônica moderna gera custos mais altos tanto na conta telefônica quanto na manutenção do sistema.

Mas antes de conhecer os benefícios da telefonia VoIP, é importante entender como ela funciona.

 

Como funciona a Telefonia VoIP?

A telefonia VoIP é a transmissão de sinais de voz sobre protocolo IP, ou seja, ligações telefônicas realizadas através da internet.

Provavelmente você já fez ou faz ligações através pelo Whats App, não é mesmo? Esse é um grande exemplo de telefonia VoIP, assim como Skype e Telegram.

Agora que você já sabe como funciona a telefonia VoIP, chega de enrolação e vamos em frente para conhecer os 6 benefícios que ela proporciona à sua empresa.

Vamos nessa?

 

1. Economia

Provavelmente você já sabe que o Brasil tem umas das telefonias mais caras do mundo. Por esse motivo é comum que as empresas busquem alternativas para reduzir custos nas contas telefônicas.

No entanto, os custos com telefonia nas empresas vão ainda mais além. Por exemplo:

• Aquisição do PABX;
• Custo de manutenção da central telefônica;
• Espaço adequado para instalação e armazenamento do equipamento;
• Instalação de cabeamento de voz para distribuição dos ramais;
• Recursos avançados – que veremos mais à frente – adquiridos separadamente.

Você já parou para analisar o impacto que esses custos têm nas contas do seu negócio? Acredite, é comum encontrar gestores que não se atentam a essas questões.

É por isso que quando o assunto é economia, a telefonia VoIP se mostra muito mais efetiva do que qualquer adoção de boas práticas no uso da telefonia ou acessórios como a interface celular que reduz custos em ligações móveis.

 

2. Mobilidade

Já pensou em conectar seu ramal no celular, computador ou telefone IP em qualquer lugar do mundo com acesso à internet?

Esse é um dos grandes benefícios que a telefonia VoIP através do PABX na Nuvem oferece.

Simples e prático esse recurso torna a comunicação muito mais eficiente de modo que, mesmo à distância, um colaborador tenha todos os recursos que teria se estivesse dentro da empresa.

 

3. Flexibilidade

Ainda que seja considerada uma margem de segurança para ampliação de ramais (usuários), um PABX convencional é limitado.

Quando a empresa expande sua operação, por exemplo, em muitos casos é necessário investir na compra de um novo equipamento, situação que gera custos como:

• Aquisição de um novo PABX;
• Custo de instalação da nova central telefônica;
• Tempo maior para a ampliação estar disponível.

Em uma situação contrária, mas também comum, a empresa investe em um sistema de telefonia pensando no crescimento do negócio e pouco tempo depois percebe que o investimento foi desnecessário.

Apesar de triste, é algo que acontece com frequência, seja por estagnação ou encerramento do negócio.

O PABX Virtual, uma solução de telefonia VoIP, permite ampliar com facilidade e rapidez a quantidade de ramais, bem como reduzir quando necessário.

 

4. Gerenciamento eficiente

A melhor forma de gerenciar qualquer operação é com base em dados. É desta maneira que grandes gestores conquistam os seus melhores resultados.

Quantidade de chamadas realizadas por ramal, chamadas atendidas, chamadas não atendidas, são algumas das informações identificadas com facilidade nos relatórios da solução de telefonia VoIP.

E entre tantos relatórios, é possível ainda acompanhar a operação em tempo real com um painel de monitoramento e prover mudanças instantâneas capazes de otimizarem seus recursos.

 

5. Recursos da Telefonia VoIP

Nos dias de hoje, alguns recursos avançados são benefícios essenciais em qualquer empresa, seja para melhorar o atendimento ao cliente ou conquistar mais negócios.

Gravador de Chamadas

Indispensável nas equipes de atendimento e vendas, o gravador de ligações telefônicas faz parte do dia a dia das empresas com os melhores resultados.

Por exemplo, a gravação e análise das chamadas no atendimento ao cliente é uma maneira eficiente de garantir que os colaboradores estão realizando um bom trabalho, além e permitir identificar falhas e treinar quem mais precisa.

No departamento de vendas a utilização do recurso é bem parecida. Através da análise das chamadas é possível melhorar o discurso de vendas, entender melhor onde se perde e ganha mais negócios, além de identificar as necessidades de cada vendedor e treiná-los para atingir os melhores resultados e conquistar mais vendas.

Correio de Voz com Mensagem por E-mail

Já pensou perder negócios porque um ramal está ocupado ou o atendente está ausente no momento da chamada?

Mais um bom recurso da telefonia VoIP, o correio de voz grava o recado do chamador e encaminha o áudio anexado para o e-mail do atendente responsável.

Chega de perder oportunidades, certo?

URA (Atendimento Digital)

A URA é o recurso responsável pelo atendimento inicial aos clientes para tornar o processo mais ágil e evitar que ele seja transferido várias vezes, situação que causa desgaste e prejudica a imagem da empresa.

De maneira simples é disponibilizado um menu com opções numéricas para que os clientes escolham a opção desejada e rapidamente sejam direcionados ao setor que pretendem falar.

 

6. Menor investimento

Diferente da telefonia convencional, na telefonia VoIP através de soluções como o PABX virtual não é necessário fazer aquisição de uma central telefônica.

Consequentemente não é necessário preparar uma infraestrutura para acomodar a instalação do equipamento, muito menos um técnico no local para executar o serviço.

São fatores importantes que muitas vezes passam despercebidos e que quando colocados na ponta do lápis fazem uma grande diferença.

E então, gostou de conhecer os recursos e benefícios que a telefonia VoIP pode proporcionar ao seu negócio?

Economia de até 70%, melhoria do processo de gerenciamento da operação, flexibilidade para ampliação e redução e ramais, facilidade de utilização de ramais fora da empresa e tudo isso com menor investimento em relação à telefonia tradicional.

Aproveite para conhecer todas as vantagens da Telefonia na Nuvem e fazer um teste gratuito.

Em tempos de crise é comum ver empresas buscando encontrar formas de reduzir custos. Mas essa é uma falha que gestores de sucesso não cometem.

Independente do momento que o país atravessa e da situação financeira do seu negócio, reduzir custos de forma inteligente deve ser algo natural e constante.

 

“Custo é como unha, tem de cortar sempre.”
- Beto Sicupira

 

Por isso, separamos 7 dicas que vão te ajudar a reduzir custos significativos e tornar o seu negócio mais rentável.

Quer conhecer? Então vamos em frente!

1. Telefonia

O custo com telefonia em nosso país está entre os mais caros do mundo. Fora isso, é bastante comum encontrar empresas que pagam muito mais do que realmente precisam.

Uma das maneiras de economizar com telefonia é analisar o perfil de ligações da empresa, levando em conta a média de minutos utilizados em chamadas locais para fixo e móvel, DDD para fixo e móvel e DDI e negociar um plano mais adequado com a operadora.

Outra forma de redução bem mais eficiente, é a utilização da telefonia VoIP. 

2. Internet

Assim como na telefonia, muitas empresas acabam contratando planos de dados além do que precisam.

Claro que uma internet estável e de qualidade faz a diferença na operação de qualquer negócio, mas um plano muito além do necessário irá apenas gerar gastos já que sua capacidade nunca será atingida.

Outra situação comum é encontrar planos contratados há bastante tempo que custam um valor muito mais alto em relação aos novos planos comercializados pela operadora.

Para reduzir custos acompanhe constantemente e renegocie sempre que for preciso.

3. Energia elétrica

Entre os custos mais caros da empresa, ao lado de telefonia e internet, a energia elétrica pode ser reduzida com algumas medidas simples e boas práticas.

A primeira coisa que ajudará sua empresa a economizar energia é a substituição de lâmpadas fluorescentes e incandescentes por lâmpadas de led.

Com a mesma luminosidade e durabilidade infinitamente maior, esse investimento vai deixar dinheiro no caixa da empresa no longo prazo.

Faça uma campanha de conscientização para que os colaboradores aproveitem a luz solar, mantenham ambientes vazios com as luzes apagadas e não deixem equipamentos em stand-by.

Outro vilão do gasto com energia elétrica é o ar-condicionado. Evite liga-lo o tempo todo, mantenha as janelas abertas e aproveite melhor o ar natural e mais saudável quando a temperatura estiver mais fresca.

São atitudes simples e conscientes que fazem uma grande diferença nas contas no final do mês.

4. Aquisição de novos clientes

Reduzir o custo de aquisição de clientes não é uma tarefa simples, mas é essencial para manter em dia a saúde financeira do seu negócio.

Todos nós sabemos que uma propaganda na rádio, na TV, revistas e jornais exigem um investimento alto. Além disso, é extremamente difícil medir o ROI (retorno sobre o investimento).

Uma das formas de diminuir esse custo é adotar uma estratégia de marketing digital. Com um investimento menor e mais assertivo, é possível colher bons frutos.

Através do marketing de conteúdo sua empresa pode ocupar as primeiras posições no Google, atrair uma grade quantidade pessoas, convertê-las em leads e serem passadas para vendas no momento em que atenderem as condições acordadas pela parceria marketing e vendas.

Falando em vendas, outra forma de reduzir os custos de aquisição de novos clientes é adotar o modelo de inside sales.

Mesmo que necessária visita presencial para fechar o negócio, ao invés de se deslocar até o cliente diversas vezes para, por exemplo, validar interesse, descobrir se sua solução resolve o problema dele, se o cliente possui budget, se é uma prioridade, é possível executar esses processos por telefone e visitar somente quando necessário.

5. Impressão

Ainda que muitos gestores não enxerguem, os gastos com impressões costumam ser altos e um grande canal de desperdício de dinheiro por conta do mau uso.

Assim como na utilização da energia elétrica, uma medida de conscientização ajudará seu negócio a reduzir custos e por consequência fará muito bem para a natureza devido à economia de papel.

Oriente seus colaboradores a utilizar documentos digitalizados que podem ser armazenados em serviços na nuvem como Google Drive ou Dropbox. O acesso aos arquivos e compartilhamento entre usuários é rápido e bem simples.

6. Estoque

É grande o número de empresas com capital parado no estoque, seja em matérias-primas ou produtos acabados de baixa rotatividade.

Por outro lado a falta dos materiais pode atrapalhar a produção e as vendas e prejudicar ainda mais o negócio.

Daí a extrema importância de fazer uma gestão eficiente do estoque, alinhada a outros departamentos da companhia para evitar gastos desnecessários e manter o estoque abastecido sempre na medida certa.

7. Home Office

Todos nós sabemos que os custos da empresa com colaboradores são altos. Porém, o sucesso do negócio depende de profissionais satisfeitos e o custo está diretamente ligado a isso.

É importante pensar em alternativas para reduzir custos sem prejudicar o profissional.

Por exemplo, o deslocamento do colaborador até o escritório tem um custo bastante considerável na folha de pagamento e muitas vezes, pela distância, é cansativo e aumenta o stress do profissional.

Uma maneira encontrada e já praticada por muitas organizações é o trabalho home office. Mesmo que não seja 100%, trabalhar de casa em alguns dias pode beneficiar tanto a empresa quanto o funcionário.

Antigamente, o receio das empresas era como controlar o funcionário à distância. Antes de qualquer coisa é preciso uma relação de confiança para que esse modelo funcione. Sem confiança é melhor nem tentar.

Em relação à execução das atividades já existem ferramentas de fácil acesso que tornam esse modelo possível, muitas até gratuitas.

Sistemas CRM estão na nuvem, planilhas estão na nuvem, e tantas outras ferramentas.

Whatsapp e Skype podem ajudar na comunicação e até mesmo o ramal do colaborador pode ser levado para qualquer lugar e utilizado no computador ou smartphone através do Telefonia na Nuvem.

Reduzir custos e tornar a empresa mais eficiente

Existem muitas maneiras para reduzir custos na sua empresa e agora você já conhece 7 delas.

Colocar em ação pelo menos uma é o começo para tornar sua empresa mais eficiente, aumentar os lucros e sobrar dinheiro para investir no crescimento do negócio.

Como vimos você pode tomar algumas medidas, até mesmo de conscientização, para baixar a conta de energia elétrica e evitar desperdícios com impressões.

Pode revisar o processo de gestão do estoque e garantir que o seu capital não fique imobilizado em matérias-primas ou produtos em excesso, prejudicando a empresa como um todo.

Assim como analisar a real necessidade do seu negócio quanto à telefonia que no Brasil é uma das mais caras do mundo, e grande vilã dos gastos em muitas empresas.

E falando em telefonia, aproveite para ler nosso artigo sobre o PABX Virtual e entender como funciona um sistema de comunicação moderno que além de reduzir custos possui recursos que ajudam a atender clientes com maior qualidade.

A Central Telefônica é uma ferramenta essencial no dia a dia de qualquer negócio.  Mas por que ela é tão benéfica para muitas empresas enquanto que para outras é sinônimo de problemas (e prejuízos)?

 

As duas situações estão basicamente relacionadas a duas questões: a sistema PABX escolhido e o fornecedor. Em ambos os casos existem bons e ruins.

Outro ponto importante é que temos diversos modelos e tipos de PABX.

Existe central telefônica analógica, digital, híbrida, IP e virtual, o que torna ainda mais complexa a missão de escolher a melhor solução para cada empresa.

Talvez por esse motivo, muitas empresas sem se dar conta da importância dessa ferramenta, procuram simplesmente por qualquer PABX barato e claro que, independente do preço, essa escolha tem tudo para se transformar em uma grande dor de cabeça.

Por isso, listamos 3 coisas que uma central telefônica de qualquer tipo, marca ou modelo precisa ser capaz de fazer pelas empresas que levam o negócio a sério.

Vamos ver?

 

1. Deixar o atendimento ao cliente mais simples e melhor

Atender bem os clientes não é mais uma opção. Na verdade nunca foi e mesmo assim nem todas as empresas se preocupavam tanto quanto deveriam.

Com o avança da tecnologia e o aumento da concorrência, essa questão ficou mais evidente e passou a ser uma obrigação para qualquer empresa que queira voar mais alto.

A primeira coisa a se fazer é contar com uma equipe bem treinada e focada em deixar os clientes satisfeitos. A segunda é aproveitar bem os as vantagens de recursos tecnológicos.

Menu de Atendimento Digital

Permita que seus clientes acessem rapidamente os setores ou pessoas desejados através de um menu de atendimento digital com opções numéricas e objetivas, sem a necessidade de diversas transferências.

Ninguém mais tem tempo – nem paciência – a perder com atendimentos complexos, muito menos repetir as mesmas coisas para várias pessoas até que alguém finalmente resolva seu problema.

Algo tão simples que vai poupar o tempo de quem está ligando e economizar recursos da empresa.

Relatórios detalhados

Coletar e analisar dados reais é a maneira mais eficiente de otimizar uma operação de atendimento.

Dê poder para que seus gestores possam obter informações como tempo médio de atendimento, tempo médio de espera, quantidade de chamadas atendidas, chamadas perdidas e quaisquer outras que permitam tomar decisões mais assertivas.

Caixa postal com notificação por e-mail

Nem todas as empresas podem se dar ao luxo de ter uma equipe com uma quantidade de atendentes maior do que o necessário.

Porém, uma equipe enxuta pode acabar totalmente ocupada em alguns momentos e fazer com que alguns clientes percam tempo aguardando para ser atendido.

Em situações ainda mais críticas empresas podem perder potenciais clientes por falta de atendimento.

Uma forma de resolver essa questão é permitir que nessas situações os clientes sejam encaminhados para uma caixa postal e possam deixar uma mensagem para que um atendente retorne em breve.

 

2. Contribuir para a redução de custos

Nosso país tem uma das telefonias mais caras do mundo e isso consequentemente prejudica muitos negócios.

Operadoras de telefonia convencionais, seja pela falta de concorrência ou conhecimento de seus clientes, abusam e cobram valores cada vez mais abusivos.

Algumas empresas buscam maneiras mais tradicionais de reduzir custos com telefonia e conseguem obter algum sucesso analisando e buscando planos um pouco melhores.

Porém, quando o assunto é cortar custos telefônicos, um método bastante eficiente é o uso da telefonia VoIP.

 

3. Tornar o processo de vendas mais eficiente

Sem vendas não existe negócio que consiga sobreviver, não é mesmo?

Durante muito tempo o ato de vender foi considerado uma arte. O profissional de vendas bom de lábia tinha muito mais poder e conseguia influenciar uma venda com facilidade.

Hoje, com o acesso muito mais fácil à informação, a forma como os clientes compram mudou bastante e vendas se tornou um processo.

Desde os vendedores mais experientes até os mais novos, todos precisam estar bem treinados e conhecer profundamente as soluções da empresa. E mais do que isso, o treinamento precisa ser contínuo.

Desta forma, o uso de ferramentas que tornam o processo de vendas mais inteligente como o CRM, por exemplo, tornaram-se essenciais para que as habilidades técnicas dos vendedores sejam colocadas em prática.

Gravador de chamadas

Utilizado para o treinamento de novos vendedores e aprimoramento das técnicas de vendas, o gravador de chamadas para PABX é peça fundamental no processo comercial das equipes que batem meta todos os meses.

Através de análise das ligações de vendas os gestores podem dar feedbacks para o desenvolvimento contínuo dos profissionais.

Relatórios de produtividade

Um bom processo de vendas projeta que os vendedores façam uma determinada quantidade de chamadas por dia para garantir as metas sejam batidas no final do mês.

Porém, um dos maiores problemas dos líderes de vendas é garantir que as atividades estão sendo realizadas dentro do planejado. Sem ferramentas adequadas o que resta é confiar somente na palavra do vendedor.

É nesse ponto que a tecnologia faz uma grande diferença e ajuda sua empresa a vender mais.

Relatórios detalhados podem mostrar a quantidade de chamadas efetuadas em cada ramal, informações do número discado, hora da chamada, status e tempo da ligação. Alinhadas ainda ao gravador de chamadas garantem que o processo está sendo bem executado.

 

Central telefônica para empresas de sucesso

Como vimos, o telefone é uma das ferramentas mais importantes em dois departamentos essenciais em toda empresa de sucesso: atendimento ao cliente e vendas.

E não importa a marca nem o modelo da central telefônica. Pode ser física ou virtual e exigir maior ou menor investimento.

Lembre-se apenas de garantir que sua solução de telefonia contribua pelos menos para:

• Deixar o atendimento ao cliente mais simples e eficiente;
• Reduzir os custos em telefonia já que temos uma das mais caras do mundo;
• E tornar o processo de vendas mais eficiente.

Ficou alguma dúvida sobre a central telefônica que não abordamos neste post? Deixe na sessão de comentários abaixo ou converse sem compromisso com um consultor.

Agora você já sabe o mínimo que uma central telefônica precisa fazer para contribuir de verdade com o crescimento do seu negócio.

Aproveite também para entender como funciona o PABX Virtual. 

Um sistema de telefonia moderno, flexível e econômico faz a diferença em qualquer negócio. E o que a tecnologia VoIP, utilizada por aplicativos como WhatsApp e Skype, tem a ver com isso?

 

Se você é fã de tecnologia ou simplesmente necessita de meios de comunicação mais eficientes, provavelmente a telefonia VoIP já faz parte do seu dia a dia sem que você tenha se dado conta.

Por mais fácil que seja a troca de mensagens instantâneas, por alguma outra necessidade, pode ser que você já tenha realizado chamadas de voz pelo WhatsApp ou Messenger, certo?

Pois bem, é o VoIP ajudando a tornar sua comunicação prática, rápida e econômica. A tecnologia está tão presente em nossas vidas que muitas vezes nem nos damos conta.

No mundo corporativo, onde empresas navegam constantemente em busca de inovação para atingirem os resultados fora da curva, sistemas de telefonia modernos como o PABX Virtual se tornaram indispensáveis.

Não só pela economia gerada, mas por tantos outros benefícios que veremos mais à frente.

Neste post, você aprenderá:

• O que é VoIP
• Como funciona o VoIP
• VoIP pode ser usado por qualquer empresa?
• Porque utilizar a tecnologia VoIP
• Recursos de sistemas de telefonia baseados na tecnologia VoIP

 

O que é VoIP?

VoIP, Voice over Internet Protocolo ou Voz sobre Protocolo de Internet, se traduzido para português, é o nome dado à tecnologia capaz de transmitir voz sobre IP. Ou seja, ela permite que ligações telefônicas sejam realizadas através de uma conexão de internet.

 

Como funciona o VoIP?

De uma maneira mais simples de entender, são sinais de áudio analógicos convertidos em pacotes de dados e transmitidos através de conexão de internet.

Ao chegar ao destinatário, o software faz o processo inverso, ou seja, converte os pacotes de dados em sinais de áudio de forma que seja possível transmitir a mensagem.

 

A tecnologia VoIP pode ser utilizada por qualquer empresa?

Sim e não é a resposta mais adequada para essa pergunta. Agora ficou confuso, certo? Mas calma que logo você irá entender.

Estamos vivendo um momento de avanço tecnológico em muitos negócios e na telefonia não é diferente.

Qualquer tipo de negócio que busque uma solução diferenciada, com recursos para atingir melhores resultados, pode (e deve) utilizar.

Mas, infelizmente, nem todas as empresas podem aproveitar a economia e todos os outros benefícios da telefonia VoIP.

Uma boa solução de cabeamento e um link de internet de qualidade são fundamentais e suficientes para o sucesso no uso da tecnologia VoIP.

Qualquer necessidade com o cabeamento, até mesmo a instalação de um cabeamento de rede profissional, pode ser resolvida mais rapidamente por uma empresa especializada.

Já o link de internet, que dependemos exclusivamente das operadoras, em algumas regiões não possui viabilidade técnica.

A falta de uma infraestrutura minimamente adequada é o principal fator pelo qual empresas continuam com sistemas de telefonia antigos, sem recursos e que demandam custos maiores com manutenção.

 

Recursos de sistemas de telefonia baseados na tecnologia VoIP

Uma solução de telefonia, independente de ser um PABX físico ou PABX na Nuvem, deve possuir alguns recursos para melhorar a operação.

URA

A URA é um atendimento inicial eletrônico com opções numéricas para o cliente navegar e falar mais rapidamente com o setor que deseja.

Um recurso simples, que torna o processo de atendimento mais eficiente e consequentemente, aumenta a satisfação do cliente.

Afinal, ninguém quer perder tempo aguardando para ser atendido, não é mesmo?

Integrações com outros sistemas

Integrações com outros sistemas, como o CRM, por exemplo, podem tornar sua operação ainda melhor e mais eficiente.

Um sistema integrado com a URA, que vimos anteriormente, permite que o cliente resolva alguns problemas mais simples sem a necessidade de intervenção humana.

Consultas e operações bancárias são ótimos exemplos. Você faz transferência e consulta informações como saldo, por exemplo, através do teclado do telefone.

Relatórios gerenciais

Uma operação eficiente, precisa ter métricas bem definidas e ferramentas para acompanha-las.

Informações como quantidade de chamadas de saída por ramal, chamadas atendidas, chamadas não atendidas, são facilmente coletadas e servem como base para que decisões importantes sejam tomadas com mais assertividade.

Gravador de Chamadas

O gravador de chamadas é peça fundamental nas equipes de atendimento e vendas das empresas com melhores resultados.

Através do monitoramento do atendimento, é possível realizar mudanças para melhorar a satisfação dos clientes, além de permitir medir o desempenho dos atendentes e ajuda-los a performar melhor.

No departamento de vendas, as gravações podem ser utilizadas para melhorar o processo comercial, treinar novos vendedores e conquistar mais negócios.

 

Por que eu deveria utilizar a telefonia VoIP na minha empresa?

Essa é uma pergunta interessante, afinal, investir em soluções que não trazem benefícios é perder tempo e dinheiro.

Grandes gestores estão sempre pensando em como chegar mais longe e buscando maneiras de ajudar suas empresas a conquistar melhores resultados.

Pensando nisso, agora vamos mostrar alguns benefícios da telefonia VoIP:

Menor investimento

Com uma solução de PABX Virtual, que é completamente baseada na tecnologia de voz sobre IP, não é necessário comprar uma central telefônica, o que torna o investimento bem menor.

Sem um PABX físico, não é necessário um espaço adequado para acomodar o equipamento, nem um técnico no local para fazer a instalação.

São essas coisas que muitas vezes passam despercebidas e no final das contas, colocando na ponta do lápis, geram um custo alto e desnecessário.

Mobilidade

Com a tecnologia VoIP na telefonia virtual, os ramais podem ser conectados em computadores, smartphones e telefones IP.

Qualquer um desses dispositivos pode ser utilizado em qualquer lugar com acesso à internet e não somente dentro do escritório, o que torna a solução bastante flexível.

Colaboradores que trabalham em home office ou viajam para atender clientes e conquistar mais negócios, podem ficar conectados à todos os outros ramais da empresa de forma simples.

Economia na conta telefônica

Como você já deve saber, o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo. Isso está comprovado em um estudo realizado pela União Internacional de Telecomunicações.

A situação é bem crítica, e de maneira geral, o Brasil ocupa a 90ª posição entre os 166 países avaliados no que se refere ao custo da telefonia.

Então, que tal uma solução de telefonia moderna que gere uma economia de até 70% nas suas contas telefônicas, além de todos os outros benefícios que você conheceu até aqui?

 

Conclusão

Agora você já sabe o que é VoIP e que sistemas de telefonia modernos são baseados nessa tecnologia.

Exceto por falta de infraestrutura adequada, especialmente em regiões sem link de internet de qualidade, todas as empresas podem se beneficiar dessa tecnologia que possui diversos recursos e grandes benefícios, como:

• Baixo investimento
• Redução de custos com telefonia
• Atendimento eletrônico
• Integração com outros sistemas
• Relatórios gerenciais completos e detalhados
• Gravador de ligações telefônicas

E então, ficou alguma dúvida? Deixe na sessão de comentários abaixo.

Gravador de chamadas, relatórios detalhados e mobilidade são apenas alguns dos recursos que fazem do PABX na Nuvem uma ferramenta essencial para potencializar os resultados de pequenas, médias e grandes empresas.

 

A exigência dos clientes por bom atendimento tem crescido a cada dia. Inclusive, esse é um dos principais fatores que as pessoas consideram antes de se tornarem clientes de uma empresa.

Portanto, entender as necessidades reais daqueles que são a razão de existência de qualquer negócio é uma maneira inteligente de tomar decisões corretas. Mas como fazer isso?

Inquestionavelmente, a melhor forma de tomar decisões inteligentes é se basear em dados reais que são coletados por ferramentas tecnológicas.

Uma delas é o PABX Virtual que possui recursos modernos e avançados como:

• URA;
• Gravador de ligações;
• Relatórios detalhados da operação;
• Pesquisa de satisfação e muito mais.

Confira todos os recursos e vantagens da Telefonia na Nuvem.

As empresas com maior potencial de crescimento utilizam a tecnologia a seu favor para atingirem os melhores resultados, tanto para clientes quanto para seus colaboradores.

Clientes satisfeitos geram receitas para seu negócio. Colaboradores engajados, com ferramentas para desempenharem um excelente trabalho, vestem a camisa e garantem que os a satisfação dos clientes.

Pensando nisso montamos esse infográfico para mostrar de forma simples algumas das principais características de um PABX na Nuvem, ferramenta que vai facilitar o trabalho da sua equipe e garantir a satisfação dos seus clientes.

 

 

Viu como é possível potencializar seus resultados com diversos recursos em uma única plataforma?

Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe na sessão de comentários abaixo ou converse com um de nossos consultores. Aproveite também para testar nossa solução de PABX na Nuvem gratuitamente.

 

Se você precisa otimizar o atendimento telefônico na sua empresa, enviar um recado de voz para seus clientes, automatizar serviços ativos de discagem que consomem muito tempo e recurso humano, entre tantas outras atividades, a URA é indispensável.

 

Uma ferramenta relativamente simples e versátil, ela agrega valores para pequenas, médias e grandes empresas.

Neste post, você aprenderá:

• O que é URA;
• O que significa URA;
• Quais os tipos de URA e como funciona cada uma delas;
• Benefícios da URA em seu sistema PABX.

 

O que é URA?

A URA é uma ferramenta de comunicação integrada ao sistema de telefonia (PABX e PABX virtual) ou solução Call Center para disponibilizar atendimento automático aos clientes, ou seja, sem a necessidade de intervenção humana, pelo menos em um primeiro momento.

A interação com o usuário pode ser por reconhecimento de dígito através do teclado do telefone ou até mesmo por reconhecimento de voz.

 

O que significa URA?

A sigla URA significa Unidade de Resposta Audível. Também é chamada de IVR que é uma abreviação para Interactive Voice Response.

Popularmente, ainda é conhecida por atendimento automático, atendimento digital, recepcionista digital e atendimento eletrônico.

 

Quais os tipos de URA e como funciona cada uma?

Provavelmente você já entrou em contato com alguma empresa e se deparou com um atendimento automático do tipo:

“Olá, você ligou para a Soluthree, digite 1 para falar com departamento comercial, 2 compras, 3 financeiro, 4 suporte técnico, ou aguarde o nosso atendimento”.

Isso nada mais é do que a URA atuando e nesse caso especificamente, uma URA ativa.

Porém, existem alguns tipos dessa ferramenta no mercado e é o que veremos na sequência.

URA Receptiva

Como acabamos de ver, essa é uma ferramenta que faz o atendimento automático de clientes.

Normalmente é apresentado um menu de atendimento para que o cliente possa navegar e chegar mais rapidamente ao atendente do setor com o qual deseja falar.

Outra possibilidade é integrá-la com um banco de dados para que o cliente possa resolver de forma rápida e simples diversos problemas sem a necessidade de falar com um atendente.

Um exemplo clássico são as centrais de Bancos que permitem que sejam feitas sem intervenção humana atividades como:

• Consulta de saldo;
• Pagamento de contas;
• Desbloqueio de cartões, entre outras.

URA Ativa

Como o próprio nome sugere, a URA ativa é uma ferramenta que faz o contato com o cliente. Podemos separá-la em duas: Recado e Reversa.

URA de Recado

Esse serviço é mais simples e consiste em realizar chamadas para uma base de clientes ou potenciais cliente simplesmente para enviar uma mensagem e encerrar a chamada.

Um exemplo é uma empresa que está preparando uma promoção para determinado dia e quer informar seus clientes com antecedência enviando uma mensagem personalizada.

URA Reversa

A URA reversa é exatamente o oposto da URA receptiva.

Consiste em realizar chamadas para uma base de clientes, divulgar a mensagem e em seguida disponibilizar um menu de navegação e a possibilidade de falar com um atendente.

Como exemplo podemos citar centrais de cobranças que podem entrar em contato com o cliente, informar o assunto e disponibilizar a conversação com um atendente para a resolução do problema, caso o cliente seja realmente a pessoa certa.

Isso evita que um atendente tenha que ligar para os clientes, um por um, muitas vezes sem sucesso.

URA de Pesquisa

A URA de pesquisa se tornou uma ferramenta muito popular para ajudar as empresas a medir a satisfação do cliente.

Basicamente, ao final de um atendimento, o cliente é transferido para a pesquisa e dará uma nota para o atendente através do teclado do telefone.

As perguntas são sempre objetivas e variam de acordo com a necessidade do que cada empresa quer medir.

Uma operadora de telefonia, por exemplo, pode fazer a seguinte pesquisa:

• Seu problema foi resolvido? Digite 1 para sim ou 2 para não.
• Qual o seu grau de satisfação em relação ao atendimento? Digite uma nota de 1 a 5 sendo 1 para muito insatisfeito e 5 para muito satisfeito.

 

Benefícios da URA no dia a dia das empresas

É bem provável que você já tenha notado os benefícios que a URA pode agregar em seu negócio.

Porém, vamos deixá-los mais claros.

Atendimento ágil e eficiente

Possibilita que o cliente navegue pelas opções do menu e fale diretamente com quem pode atender suas necessidades.

É uma maneira de desafogar os atendentes e evitar que a ligação seja transferida várias vezes, gerando uma boa experiência para o cliente.

Aumento da satisfação dos clientes

Atualmente, os dias estão tão corridos que até mesmo coisas muito importantes acabam passando por falta de tempo.

Quem não queria os dias tivessem 48 horas, não é mesmo? Infelizmente sua empresa não pode fazer isso pelos clientes.

Porém, pode proporcionar um excelente atendimento e evitar que o ele perca tanto tempo na fila de atendimento aguardando para, muitas vezes, resolver problemas simples, como por exemplo, falar com a área comercial ou suporte técnico sem passar pela telefonista.

Disponível 24 horas

Acabamos de falar que os dias são muito corridos. E realmente são.

Possibilitar que o cliente resolva problemas mais simples em qualquer horário e de forma automática, irá deixá-lo extremamente satisfeito.

Outra possibilidade é a de pelo menos atendê-lo automaticamente e informar o horário de funcionamento da empresa, talvez disponibilizar um celular ou e-mail para casos específicos e urgentes.

Redução dos custos de operação

A integração da URA com um banco de dados permite que muitas solicitações dos clientes sejam resolvidas de forma automática, sem falar com um atendente.

Essa função é capaz de suprir uma demanda maior de atendentes, gerando em muitos casos, uma redução nos custos da empresa.

 

Conclusão

Agora você já sabe o que é, o que significa e quais os tipos existentes de URA, não é mesmo?

Descobriu que a URA receptiva pode melhorar o atendimento ao cliente e otimizar o trabalho dos seus atendentes.

Assim como a URA ativa, seja ela de Recado ou Reversa pode realizar atividades que pouparão recursos humanos gerando uma grande redução de custos.

Para medir a efetividade da operação e satisfação dos clientes, a URA de pesquisa é uma excelente ferramenta.

E então, ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários abaixo.

Se a sua empresa não se preocupa em reduzir custos, está na hora de mudar esse pensamento. Cortar gastos é fundamental para a saúde financeira do seu negócio e a interface celular vai te ajudar nessa missão.

 

Um estudo realizado pela UTI (União Internacional de Telecomunicações), aponta que o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo.

De maneira geral, no que se refere ao custo da telefonia, o Brasil ocupa a 90ª posição entre os 166 países avaliados.

E agora, já se convenceu de que a redução dos seus custos com telefonia é uma boa ideia? Então vem comigo!

Neste artigo você vai entender tudo sobre interface celular e como ela trabalha em conjunto com seu PABX na redução de gastos telefônicos.

 

O que é interface celular?

Interface celular é um equipamento que conecta uma linha de celular a um PABX com objetivo de rotear as ligações dos telefones fixos para o móvel automaticamente. Esse procedimento é uma maneira inteligente de gerar grande economia nas contas de telefone.

As principais interfaces, utilizam a tecnologia GSM e são compatíveis com a maioria das operadoras.

 

Para que serve a interface celular?

Já vimos que a telefonia no Brasil é uma das mais caras do mundo.

Você também já deve ter ouvido falar que ligar de telefone fixo para telefone celular é muito mais caro do que ligar de um telefone celular para outro telefone celular, certo?

Se não ouviu, saiba que isso é uma verdade absoluta.

É aqui que a interface celular entra.

Por ser um equipamento que conecta um chip de alguma operadora com sua central telefônica e permitir que qualquer ramal possa acessá-la para ligar para um telefone celular, é gerado uma enorme redução nas contas telefônicas.

Dependendo do modelo, é possível até ativar SIM cards de várias operadoras e na hora da chamada realizar a consulta de portabilidade para reduzir ainda mais os gastos.

 

Como funciona a interface celular?

Existem duas formas de conectar a interface celular com o sistema de telefonia:

1. Através de troncos analógicos
2. Por conexão IP

Isso vai depender do modelo da sua central de telefonia.

Muitas empresas utilizam PABX analógico, digital ou híbrido. Porém, o funcionamento é basicamente o mesmo para esses tipos ou com PABX IP e outras soluções para Call Center.

Apenas no PABX virtual a interface não é utilizada, nem necessária, pois com a tecnologia VoIP todas as chamadas possuem valores muito baixos e não somente ligações para celular, o que gera maior economia nas contas.

Com uma interface celular instalada, na maioria das centrais telefônicas, é possível configurar uma função que chamamos de rota de menor custo.

Desta maneira, sempre que o usuário fizer uma ligação para celular, o PABX identifica automaticamente e faz o roteamento necessário para que a ligação seja completada pela interface celular e não pela linha fixa.

 

Conheça algumas das características mais comuns em interface celular

A maioria das interfaces de celular possuem características parecidas.

Todas elas foram desenvolvidas para otimizar a operação e ajudar as empresas a alcançarem seus objetivos. 

Fidelização de operadora

Essa função permite inserir o código DDD da operadora de telefonia móvel fornecedora do chip.

Chamadas DDD (longa distância) são mais baratas quando utilizado o DDD da mesma operadora. Isso diminuirá os gastos com telefonia. 

Identificação de chamadas

Função interessante para empresas que utilizarem a interface também para receber ligações.

Saber quem está ligando pode ajudar a empresa a proporcionar um melhor atendimento ao cliente e até mesmo recusar chamadas indesejadas. 

Call back

Com essa função ativada, sempre que a interface recebe uma ligação de algum dos telefones cadastrados, a chamada não é atendida. Em seguida, a interface retorna para esse telefone.

E porque essa função é interessante?

Em muitos casos, as operadoras têm planos corporativos onde alguns chips têm uma minutagem maior para fazer ligações.

Então, em vez do seu colaborador externo pagar pela ligação do celular dele, a interface desliga e retorna, consumindo sua própria minutagem.

Blacklist

O próprio nome já é bem sugestivo.

Essa função bloqueia ligações de saída ou entrada para números cadastrados na lista.

Sabe aquelas chamadas insuportáveis de telemarketing das próprias operadoras? Você pode bloqueá-la.

Senha para programação

Um recurso indispensável para segurança.

Ele restringe o acesso à interface somente para pessoas autorizadas a realizarem manutenções e configurações quando necessário.

Ocultar ID

Se você não quer que os clientes identifiquem o número da sua interface celular, essa função deve ser ativada.

Esse recurso é muito utilizado por empresas que não querem receber chamadas dos clientes na interface celular.

Mesmo com essa função ativada, pessoas que souberem o número da interface, como um colaborador da empresa por exemplo, podem ligar que a ligação será recebida normalmente.

Porém, o mais comum no dia a dia das empresas, é utilizar a interface somente para ligações de saída, evitando congestionar a rota de celular com chamadas recebidas.

Tempo de ligação programável

Mais um recurso que pode ajudar ainda mais na redução dos custos.

É possível configurar um tempo máximo que uma chamada fica em curso. Por exemplo, quando a ligação chegar em 3 minutos, a interface celular derruba automaticamente.

Esse também é um recurso da maioria das centrais telefônicas, muito importante para empresas que possuem funcionários que abusam do uso dos telefones.

 

Vantagens da interface celular

Uma das maiores ou a maior vantagem em utilizar uma interface celular é a economia que ela vai gerar nas suas contas telefônicas.

E não se preocupe com a operação, com a maioria das centrais telefônicas existentes é possível deixar a utilização de forma transparente.

Ou seja, se seus colaboradores utilizam o código 0 (zero), 9 (nove) ou qualquer outro para pegar linha e fazer uma ligação externa, tudo permanecerá da mesma forma.

O trabalho é todo feito de forma automática por um bom sistema de telefonia, reduzindo as chances de erro humano. Ligações para celular sempre serão completadas pela interface celular.

E então, ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários abaixo.

E se quiser, veja agora mesmo mais dicas de como reduzir custos em telefonia.