O modelo de trabalho home office está crescendo e conquistando cada vez mais a preferência de funcionários e empresas ao redor do mundo.

 

Em uma pesquisa realizada pela Owl Labs nos Estados Unidos, 65% dos funcionários que não fazem trabalho home office afirmaram que gostariam de ter esse benefício pelo menos uma vez por mês.

Outro dado interessante dessa pesquisa é o percentual de turnover. Empresas que permitem o trabalho remoto tem uma taxa até 25% menor.

No Brasil, uma pesquisa realizada no final de 2017 apontou que, ao que tudo indica, o futuro do trabalho é remoto.

Pensando nos próximos 12 meses, 34,3% dos profissionais pretendem incentivar mais o modelo de trabalho home office em suas companhias. Em empresas menores o percentual é ainda maior, chegando a 39,2%.

Percebeu? O que há alguns anos atrás parecia algo quase impossível, hoje é uma tendência mundial e, provavelmente, um caminho sem volta.

Se você ainda tem dúvidas ou receio, conhecer os benefícios que o trabalho home office proporciona para empresas e funcionários talvez te ajude a olhar essa prática com outros olhos.

Vamos em frente?

 

Como funciona o trabalho home office?

O modelo de trabalho home office não significa que você precisa abandonar o escritório e manter sua equipe 100% remota. Inclusive, nem é qualquer trabalho que funciona fora do modelo tradicional.

Porém, mesmo em empresas tradicionais, é possível adotar o modelo híbrido e permitir que parte do trabalho seja feito por funcionários remotos.

Esse benefício pode ser concedido em um ou alguns dias da semana e fará uma grande diferença nos resultados do seu negócio.

 

Benefícios do trabalho home office

Quem enxerga o trabalho home office com ressalvas, acredita que esse modelo afeta a produtividade e a comunicação entre os profissionais. Mas será que eles têm razão?

Então vamos aos benefícios para que você possa tirar suas conclusões sobre o trabalho remoto.

1. Aumenta a produtividade

Engana-se quem acha que apenas o fato do funcionário não estar presente no escritório pode comprometer sua produtividade.

Na verdade, o problema pode ser exatamente o contrário.

O fato de se deslocar de casa até a empresa, situação ainda pior em cidades como São Paulo, por exemplo, muitas vezes faz com que o funcionário já chegue cansado para trabalhar, o que afeta completamente sua produtividade.

Na pesquisa realizada pelo portal TD que citamos no início do texto, os profissionais avaliam positivamente o trabalho home office e 56% deles acham que aumenta a produtividade.

Dentro do escritório é comum vermos ataques, que não acontecem fora dele, dos ladrões de tempo, como as frequentes distrações paralelas e bate papos comuns nas salas de café.

Um estudo realizado pela Harvard Business Review mostra que empresas que permitem o trabalho home office tiveram um aumento de 13,5% na produtividade.

2. Melhora a qualidade de vida

Um problema bastante comum que acabamos de falar é o trânsito. Além de afetar a produtividade, com o passar do tempo o estresse do funcionário aumenta e torna a situação cada vez mais crítica.

Hoje em dia, as melhores empresas para trabalhar se preocupam cada vez mais com o bem estar de seus colaboradores e não por acaso, são premiadas frequentemente pelo sucesso que alcançaram.

Já parou para pensar que as horas que o funcionário perde para ir até a empresa poderiam ser aproveitadas para curtir a família ou dormir um pouco mais e acordar mais relaxado, já que vai trabalhar em casa?

Menos estresse, mais felicidade, melhor qualidade de vida. Pessoas felizes tem melhores resultados.

Bom para o funcionário, bom para a empresa.

3. Reduz custos de operação

Reduzir custos é algo importante e comum em muitas empresas, especialmente em épocas de crise. Geralmente elas cortam despesas com sistemas de telefonia, internet, impressão e ouros que sejam possíveis.

Adotar o trabalho home office é, por si só, uma maneira eficiente de redução de custos, o que é um dos maiores benefícios para empresas que optam por essa prática.

Nesse modelo de trabalho os escritórios podem ser menores e isso faz com que se gaste menos dinheiro com aluguel, móveis, ar condicionado e energia, por exemplo.

4. Aumenta o lucro da empresa

Uma forma de aumentar os lucros da empresa é vender mais, isso é básico. Se você estiver com dificuldades em vendas, veja como a técnica cold calling pode te ajudar a conquistar mais negócios.

Mas como estamos falando de trabalho home office, os 3 benefícios que vimos até aqui vão resultar automaticamente no 4º.

Funcionário com melhor qualidade de vida é mais feliz e consequentemente produz mais e tem melhores resultados.

Empresa que ajuda o funcionário a produzir mais, por consequência ganha mais dinheiro.

E a redução de custos é, automaticamente, uma maneira de aumentar os lucros do seu negócio.

Mas apesar de todos esses benefícios do trabalho home office e de tantas empresas estarem iniciando essa prática, muitas outras ainda tem algum tipo de receio.

No entanto, com o avanço da tecnologia e uma infinidade de ferramentas de comunicação ou ferramentas para gerenciamento de equipes de trabalho remoto, esse modelo vem se tornando mais comum.

E você, já adotou o trabalho home office na sua empresa?

Para quem adotou ou pretende adotar, é importante conhecer como funciona o como funciona o PABX Virtual, sistema que fornece todos os recursos de um ramal para o funcionário como se ele estivesse no escritório.

A Telefonia VoIP está cada vez mais presente em empresas de diversos setores e tamanhos, devido sua capacidade de gerar grande economia, entre tantos outros benefícios.

 

Um dos canais de comunicação mais importantes, a telefonia de qualidade possui recursos que ajudam sua empresa a conquistar grandes resultados, entre eles, melhorar o atendimento ao cliente e economizar.

Por outro lado, a ausência de uma solução telefônica moderna gera custos mais altos tanto na conta telefônica quanto na manutenção do sistema.

Mas antes de conhecer os benefícios da telefonia VoIP, é importante entender como ela funciona.

 

Como funciona a Telefonia VoIP?

A telefonia VoIP é a transmissão de sinais de voz sobre protocolo IP, ou seja, ligações telefônicas realizadas através da internet.

Provavelmente você já fez ou faz ligações através pelo Whats App, não é mesmo? Esse é um grande exemplo de telefonia VoIP, assim como Skype e Telegram.

Agora que você já sabe como funciona a telefonia VoIP, chega de enrolação e vamos em frente para conhecer os 6 benefícios que ela proporciona à sua empresa.

Vamos nessa?

 

1. Economia

Provavelmente você já sabe que o Brasil tem umas das telefonias mais caras do mundo. Por esse motivo é comum que as empresas busquem alternativas para reduzir custos nas contas telefônicas.

No entanto, os custos com telefonia nas empresas vão ainda mais além. Por exemplo:

• Aquisição do PABX;
• Custo de manutenção da central telefônica;
• Espaço adequado para instalação e armazenamento do equipamento;
• Instalação de cabeamento de voz para distribuição dos ramais;
• Recursos avançados – que veremos mais à frente – adquiridos separadamente.

Você já parou para analisar o impacto que esses custos têm nas contas do seu negócio? Acredite, é comum encontrar gestores que não se atentam a essas questões.

É por isso que quando o assunto é economia, a telefonia VoIP se mostra muito mais efetiva do que qualquer adoção de boas práticas no uso da telefonia ou acessórios como a interface celular que reduz custos em ligações móveis.

 

2. Mobilidade

Já pensou em conectar seu ramal no celular, computador ou telefone IP em qualquer lugar do mundo com acesso à internet?

Esse é um dos grandes benefícios que a telefonia VoIP através do PABX na Nuvem oferece.

Simples e prático esse recurso torna a comunicação muito mais eficiente de modo que, mesmo à distância, um colaborador tenha todos os recursos que teria se estivesse dentro da empresa.

 

3. Flexibilidade

Ainda que seja considerada uma margem de segurança para ampliação de ramais (usuários), um PABX convencional é limitado.

Quando a empresa expande sua operação, por exemplo, em muitos casos é necessário investir na compra de um novo equipamento, situação que gera custos como:

• Aquisição de um novo PABX;
• Custo de instalação da nova central telefônica;
• Tempo maior para a ampliação estar disponível.

Em uma situação contrária, mas também comum, a empresa investe em um sistema de telefonia pensando no crescimento do negócio e pouco tempo depois percebe que o investimento foi desnecessário.

Apesar de triste, é algo que acontece com frequência, seja por estagnação ou encerramento do negócio.

O PABX Virtual, uma solução de telefonia VoIP, permite ampliar com facilidade e rapidez a quantidade de ramais, bem como reduzir quando necessário.

 

4. Gerenciamento eficiente

A melhor forma de gerenciar qualquer operação é com base em dados. É desta maneira que grandes gestores conquistam os seus melhores resultados.

Quantidade de chamadas realizadas por ramal, chamadas atendidas, chamadas não atendidas, são algumas das informações identificadas com facilidade nos relatórios da solução de telefonia VoIP.

E entre tantos relatórios, é possível ainda acompanhar a operação em tempo real com um painel de monitoramento e prover mudanças instantâneas capazes de otimizarem seus recursos.

 

5. Recursos da Telefonia VoIP

Nos dias de hoje, alguns recursos avançados são benefícios essenciais em qualquer empresa, seja para melhorar o atendimento ao cliente ou conquistar mais negócios.

Gravador de Chamadas

Indispensável nas equipes de atendimento e vendas, o gravador de ligações telefônicas faz parte do dia a dia das empresas com os melhores resultados.

Por exemplo, a gravação e análise das chamadas no atendimento ao cliente é uma maneira eficiente de garantir que os colaboradores estão realizando um bom trabalho, além e permitir identificar falhas e treinar quem mais precisa.

No departamento de vendas a utilização do recurso é bem parecida. Através da análise das chamadas é possível melhorar o discurso de vendas, entender melhor onde se perde e ganha mais negócios, além de identificar as necessidades de cada vendedor e treiná-los para atingir os melhores resultados e conquistar mais vendas.

Correio de Voz com Mensagem por E-mail

Já pensou perder negócios porque um ramal está ocupado ou o atendente está ausente no momento da chamada?

Mais um bom recurso da telefonia VoIP, o correio de voz grava o recado do chamador e encaminha o áudio anexado para o e-mail do atendente responsável.

Chega de perder oportunidades, certo?

URA (Atendimento Digital)

A URA é o recurso responsável pelo atendimento inicial aos clientes para tornar o processo mais ágil e evitar que ele seja transferido várias vezes, situação que causa desgaste e prejudica a imagem da empresa.

De maneira simples é disponibilizado um menu com opções numéricas para que os clientes escolham a opção desejada e rapidamente sejam direcionados ao setor que pretendem falar.

 

6. Menor investimento

Diferente da telefonia convencional, na telefonia VoIP através de soluções como o PABX virtual não é necessário fazer aquisição de uma central telefônica.

Consequentemente não é necessário preparar uma infraestrutura para acomodar a instalação do equipamento, muito menos um técnico no local para executar o serviço.

São fatores importantes que muitas vezes passam despercebidos e que quando colocados na ponta do lápis fazem uma grande diferença.

E então, gostou de conhecer os recursos e benefícios que a telefonia VoIP pode proporcionar ao seu negócio?

Economia de até 70%, melhoria do processo de gerenciamento da operação, flexibilidade para ampliação e redução e ramais, facilidade de utilização de ramais fora da empresa e tudo isso com menor investimento em relação à telefonia tradicional.

Aproveite para conhecer todas as vantagens da Telefonia na Nuvem e fazer um teste gratuito.

Em tempos de crise é comum ver empresas buscando encontrar formas de reduzir custos. Mas essa é uma falha que gestores de sucesso não cometem.

Independente do momento que o país atravessa e da situação financeira do seu negócio, reduzir custos de forma inteligente deve ser algo natural e constante.

 

“Custo é como unha, tem de cortar sempre.”
- Beto Sicupira

 

Por isso, separamos 7 dicas que vão te ajudar a reduzir custos significativos e tornar o seu negócio mais rentável.

Quer conhecer? Então vamos em frente!

1. Telefonia

O custo com telefonia em nosso país está entre os mais caros do mundo. Fora isso, é bastante comum encontrar empresas que pagam muito mais do que realmente precisam.

Uma das maneiras de economizar com telefonia é analisar o perfil de ligações da empresa, levando em conta a média de minutos utilizados em chamadas locais para fixo e móvel, DDD para fixo e móvel e DDI e negociar um plano mais adequado com a operadora.

Outra forma de redução bem mais eficiente, é a utilização da telefonia VoIP. 

2. Internet

Assim como na telefonia, muitas empresas acabam contratando planos de dados além do que precisam.

Claro que uma internet estável e de qualidade faz a diferença na operação de qualquer negócio, mas um plano muito além do necessário irá apenas gerar gastos já que sua capacidade nunca será atingida.

Outra situação comum é encontrar planos contratados há bastante tempo que custam um valor muito mais alto em relação aos novos planos comercializados pela operadora.

Para reduzir custos acompanhe constantemente e renegocie sempre que for preciso.

3. Energia elétrica

Entre os custos mais caros da empresa, ao lado de telefonia e internet, a energia elétrica pode ser reduzida com algumas medidas simples e boas práticas.

A primeira coisa que ajudará sua empresa a economizar energia é a substituição de lâmpadas fluorescentes e incandescentes por lâmpadas de led.

Com a mesma luminosidade e durabilidade infinitamente maior, esse investimento vai deixar dinheiro no caixa da empresa no longo prazo.

Faça uma campanha de conscientização para que os colaboradores aproveitem a luz solar, mantenham ambientes vazios com as luzes apagadas e não deixem equipamentos em stand-by.

Outro vilão do gasto com energia elétrica é o ar-condicionado. Evite liga-lo o tempo todo, mantenha as janelas abertas e aproveite melhor o ar natural e mais saudável quando a temperatura estiver mais fresca.

São atitudes simples e conscientes que fazem uma grande diferença nas contas no final do mês.

4. Aquisição de novos clientes

Reduzir o custo de aquisição de clientes não é uma tarefa simples, mas é essencial para manter em dia a saúde financeira do seu negócio.

Todos nós sabemos que uma propaganda na rádio, na TV, revistas e jornais exigem um investimento alto. Além disso, é extremamente difícil medir o ROI (retorno sobre o investimento).

Uma das formas de diminuir esse custo é adotar uma estratégia de marketing digital. Com um investimento menor e mais assertivo, é possível colher bons frutos.

Através do marketing de conteúdo sua empresa pode ocupar as primeiras posições no Google, atrair uma grade quantidade pessoas, convertê-las em leads e serem passadas para vendas no momento em que atenderem as condições acordadas pela parceria marketing e vendas.

Falando em vendas, outra forma de reduzir os custos de aquisição de novos clientes é adotar o modelo de inside sales.

Mesmo que necessária visita presencial para fechar o negócio, ao invés de se deslocar até o cliente diversas vezes para, por exemplo, validar interesse, descobrir se sua solução resolve o problema dele, se o cliente possui budget, se é uma prioridade, é possível executar esses processos por telefone e visitar somente quando necessário.

5. Impressão

Ainda que muitos gestores não enxerguem, os gastos com impressões costumam ser altos e um grande canal de desperdício de dinheiro por conta do mau uso.

Assim como na utilização da energia elétrica, uma medida de conscientização ajudará seu negócio a reduzir custos e por consequência fará muito bem para a natureza devido à economia de papel.

Oriente seus colaboradores a utilizar documentos digitalizados que podem ser armazenados em serviços na nuvem como Google Drive ou Dropbox. O acesso aos arquivos e compartilhamento entre usuários é rápido e bem simples.

6. Estoque

É grande o número de empresas com capital parado no estoque, seja em matérias-primas ou produtos acabados de baixa rotatividade.

Por outro lado a falta dos materiais pode atrapalhar a produção e as vendas e prejudicar ainda mais o negócio.

Daí a extrema importância de fazer uma gestão eficiente do estoque, alinhada a outros departamentos da companhia para evitar gastos desnecessários e manter o estoque abastecido sempre na medida certa.

7. Home Office

Todos nós sabemos que os custos da empresa com colaboradores são altos. Porém, o sucesso do negócio depende de profissionais satisfeitos e o custo está diretamente ligado a isso.

É importante pensar em alternativas para reduzir custos sem prejudicar o profissional.

Por exemplo, o deslocamento do colaborador até o escritório tem um custo bastante considerável na folha de pagamento e muitas vezes, pela distância, é cansativo e aumenta o stress do profissional.

Uma maneira encontrada e já praticada por muitas organizações é o trabalho home office. Mesmo que não seja 100%, trabalhar de casa em alguns dias pode beneficiar tanto a empresa quanto o funcionário.

Antigamente, o receio das empresas era como controlar o funcionário à distância. Antes de qualquer coisa é preciso uma relação de confiança para que esse modelo funcione. Sem confiança é melhor nem tentar.

Em relação à execução das atividades já existem ferramentas de fácil acesso que tornam esse modelo possível, muitas até gratuitas.

Sistemas CRM estão na nuvem, planilhas estão na nuvem, e tantas outras ferramentas.

Whatsapp e Skype podem ajudar na comunicação e até mesmo o ramal do colaborador pode ser levado para qualquer lugar e utilizado no computador ou smartphone através do Telefonia na Nuvem.

Reduzir custos e tornar a empresa mais eficiente

Existem muitas maneiras para reduzir custos na sua empresa e agora você já conhece 7 delas.

Colocar em ação pelo menos uma é o começo para tornar sua empresa mais eficiente, aumentar os lucros e sobrar dinheiro para investir no crescimento do negócio.

Como vimos você pode tomar algumas medidas, até mesmo de conscientização, para baixar a conta de energia elétrica e evitar desperdícios com impressões.

Pode revisar o processo de gestão do estoque e garantir que o seu capital não fique imobilizado em matérias-primas ou produtos em excesso, prejudicando a empresa como um todo.

Assim como analisar a real necessidade do seu negócio quanto à telefonia que no Brasil é uma das mais caras do mundo, e grande vilã dos gastos em muitas empresas.

E falando em telefonia, aproveite para ler nosso artigo sobre o PABX Virtual e entender como funciona um sistema de comunicação moderno que além de reduzir custos possui recursos que ajudam a atender clientes com maior qualidade.

O telefone é um importante canal de comunicação com a sua empresa, indispensável no atendimento ao cliente e um grande aliado dos seus vendedores. Um PABX barato escolhido somente pelo preço não deve ser a melhor escolha, não é mesmo?

 

Claro que nem todas as empresas podem investir em uma solução telefônica cara e isso não é problema. Com a evolução da tecnologia, atualmente existem sistemas de telefonia modernos, flexíveis e para todos os tipos e tamanhos de empresas.

Pode ser um PABX analógico, digital, híbrido, IP ou o PABX Virtual, mas optar por um PABX barato, simplesmente pelo preço, tem tudo para trazer arrependimento e desperdício de dinheiro.

Neste post você aprenderá tudo o que deve ser analisado antes de escolher uma solução de telefonia para o seu negócio:

• Quais as funções de uma boa solução de telefonia
• 5 recursos que um PABX barato e qualquer outro deve ter
• Porque o PABX barato pode sair caro

 

O que é PABX

Antes de seguir em frente, é importante deixar bem claro o que é PABX.

O PABX nada mais é do que uma central telefônica. É o equipamento responsável por gerenciar os ramais de uma empresa e organizar a comunicação via telefone entre funcionários, clientes e fornecedores.

 

Funções de uma boa solução de telefonia

Conquistar a satisfação dos clientes e crescer as vendas dia após dia, são dois fatores que se destacam entre as empresas de sucesso.

Junto com ferramentas de vendas como um CRM, por exemplo, uma boa solução de telefonia é essencial para alcançar melhores resultados como:

Qualidade no atendimento ao cliente

Antes de qualquer coisa, para um bom atendimento é necessário que os colaboradores sejam bem treinados e tenham disposição em conquistar a satisfação dos clientes.

Partindo desse ponto, até mesmo uma central telefônica sem muitos recursos, independente de ser ou não um PABX barato e desde que atenda pelo menos os requisitos básicos como garantir a qualidade da conversação, pode ajudar nessa missão.

Mas não podemos negar que alguns recursos – que veremos mais adiante – capazes de agilizar o atendimento e otimizar a operação, fazem toda a diferença quando o assunto é qualidade no atendimento ao cliente.

Redução de custos com telefonia

O Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo e isso não é novidade.

Existem algumas possibilidades como fazer análise e adequação dos planos contratados ou instalação de interface celular e ambos os casos geram alguma economia nas contas telefônicas.

Porém, quando o assunto é redução de custos, a maneira mais eficiente é a utilização da telefonia VoIP, utilizada em aplicativos como o WhatsApp.

Um bom sistema de telefonia baseado nessa tecnologia, além de fornecer inúmeros recursos, pode reduzir custos com telefonia em até 70%.

Aumento das vendas

O telefone é a principal ferramenta de todo profissional de vendas, certo?

Além da qualidade da telefonia para manter uma boa comunicação entre vendedores e clientes, algumas ferramentas que veremos a seguir tornam as atividades dos vendedores mais eficientes e consistentes.

 

5 recursos que um PABX barato ou qualquer outro deve ter

Seja um PABX barato ou caro, físico ou virtual, alguns recursos são fundamentais em um bom sistema de telefonia:

URA (Atendimento Eletrônico)

Um menu de atendimento eletrônico com opções numéricas (URA) agiliza o atendimento, pois permite que o cliente seja rapidamente direcionado ao setor o qual deseja falar.

Integrado a outros sistemas, algumas situações podem até ser resolvidas sem qualquer intervenção humana.

Mobilidade

Pensar no bem estar dos colaboradores de forma que eles tenham melhor qualidade de vida faz parte do dia a dia das melhores empresas para se trabalhar.

Dentre tantos incentivos um deles é a opção de home office, prática que tem se tronado comum e permite que parte (ou 100%) do trabalho seja realizado fora da empresa.

Porém, é preciso garantir que mesmo à distância as atividades serão executadas e por isso o uso de ferramentas tecnológicas, como um bom sistema de telefonia que permite a conexão de ramais em smartphones, computadores ou telefones IP em qualquer lugar com acesso à internet se tornam peças fundamentais.

Controle da operação

Como vimos, contribuir para melhorar o atendimento ao cliente e aumentar as vendas são funções de um sistema de telefonia moderno.

A coleta de informações como o tempo médio de atendimento, tempo médio de espera, quantidade de chamadas de saída por ramal, chamadas atendidas e chamadas não atendidas contribui para a tomada de decisões mais assertivas.

Por exemplo, saber o tempo médio de atendimento e espera e quantas chamadas são recebidas em média por dia, ajuda a entender a operação de atendimento e promover mudanças baseadas em dados reais, como o aumento ou diminuição de atendentes para garantir melhores resultados.

Já o relatório de quantidade de chamadas realizadas permite enxergar se o time de vendas está realizando o esforço necessário para garantir que as metas sejam batidas.

Gravador de chamadas

O gravador de chamadas telefônicas é mais uma ferramenta essencial em qualquer bom sistema de telefonia.

Gestores de operação de atendimento e vendas utilizam as gravações para analisar e treinar os colaboradores e garantir a evolução da equipe.

Flexível e escalável

Toda empresa nasce para ter sucesso e crescer, não é mesmo?

Vale a pena comprar um PABX barato analisando somente o preço e ficar preso à falta de recursos e limitações de expansão?

Já imaginou ter que investir em uma nova central telefônica devido ao crescimento do negócio e necessidade de novos ramais, por exemplo?

Um bom sistema de telefonia, entre tantos outros benefícios que vimos, permite a ampliação ou redução de ramais de forma simples e rápida, de acordo com a necessidade e o momento da empresa.

 

O PABX barato pode sair (muito) caro

Você já deve ter escutado aquele ditado que o barato sai caro, mas nunca é demais lembrar.

No entanto, o problema nesse caso não é o preço - barato ou caro - que deve ser levado em consideração ao escolher uma boa solução de telefonia, mas sim os recursos que ela proporciona para que a empresa atinja seus objetivos.

Por isso, neste artigo mostramos os papéis que um bom sistema telefônico deve cumprir, como contribuir para melhorar o atendimento ao cliente e aumentar as vendas, papéis determinantes para o sucesso de todo negócio.

Alcançá-los é mais fácil com a ajuda de ferramentas específicas como as que permitem, por exemplo, coletar relatórios detalhados da operação, realizar o atendimento eletrônico e a gravar as ligações.

Bom, agora você já sabe tudo o que deve ser levado em conta na hora de escolher um bom sistema de telefonia para o seu negócio.

Aproveite para conferir os recursos e vantagens da Telefonia na Nuvem.

Caso tenha ficado mais alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo ou converse sem compromisso com um consultor.

 

Um sistema de telefonia moderno, flexível e econômico faz a diferença em qualquer negócio. E o que a tecnologia VoIP, utilizada por aplicativos como WhatsApp e Skype, tem a ver com isso?

 

Se você é fã de tecnologia ou simplesmente necessita de meios de comunicação mais eficientes, provavelmente a telefonia VoIP já faz parte do seu dia a dia sem que você tenha se dado conta.

Por mais fácil que seja a troca de mensagens instantâneas, por alguma outra necessidade, pode ser que você já tenha realizado chamadas de voz pelo WhatsApp ou Messenger, certo?

Pois bem, é o VoIP ajudando a tornar sua comunicação prática, rápida e econômica. A tecnologia está tão presente em nossas vidas que muitas vezes nem nos damos conta.

No mundo corporativo, onde empresas navegam constantemente em busca de inovação para atingirem os resultados fora da curva, sistemas de telefonia modernos como o PABX Virtual se tornaram indispensáveis.

Não só pela economia gerada, mas por tantos outros benefícios que veremos mais à frente.

Neste post, você aprenderá:

• O que é VoIP
• Como funciona o VoIP
• VoIP pode ser usado por qualquer empresa?
• Porque utilizar a tecnologia VoIP
• Recursos de sistemas de telefonia baseados na tecnologia VoIP

 

O que é VoIP?

VoIP, Voice over Internet Protocolo ou Voz sobre Protocolo de Internet, se traduzido para português, é o nome dado à tecnologia capaz de transmitir voz sobre IP. Ou seja, ela permite que ligações telefônicas sejam realizadas através de uma conexão de internet.

 

Como funciona o VoIP?

De uma maneira mais simples de entender, são sinais de áudio analógicos convertidos em pacotes de dados e transmitidos através de conexão de internet.

Ao chegar ao destinatário, o software faz o processo inverso, ou seja, converte os pacotes de dados em sinais de áudio de forma que seja possível transmitir a mensagem.

 

A tecnologia VoIP pode ser utilizada por qualquer empresa?

Sim e não é a resposta mais adequada para essa pergunta. Agora ficou confuso, certo? Mas calma que logo você irá entender.

Estamos vivendo um momento de avanço tecnológico em muitos negócios e na telefonia não é diferente.

Qualquer tipo de negócio que busque uma solução diferenciada, com recursos para atingir melhores resultados, pode (e deve) utilizar.

Mas, infelizmente, nem todas as empresas podem aproveitar a economia e todos os outros benefícios da telefonia VoIP.

Uma boa solução de cabeamento e um link de internet de qualidade são fundamentais e suficientes para o sucesso no uso da tecnologia VoIP.

Qualquer necessidade com o cabeamento, até mesmo a instalação de um cabeamento de rede profissional, pode ser resolvida mais rapidamente por uma empresa especializada.

Já o link de internet, que dependemos exclusivamente das operadoras, em algumas regiões não possui viabilidade técnica.

A falta de uma infraestrutura minimamente adequada é o principal fator pelo qual empresas continuam com sistemas de telefonia antigos, sem recursos e que demandam custos maiores com manutenção.

 

Recursos de sistemas de telefonia baseados na tecnologia VoIP

Uma solução de telefonia, independente de ser um PABX físico ou PABX na Nuvem, deve possuir alguns recursos para melhorar a operação.

URA

A URA é um atendimento inicial eletrônico com opções numéricas para o cliente navegar e falar mais rapidamente com o setor que deseja.

Um recurso simples, que torna o processo de atendimento mais eficiente e consequentemente, aumenta a satisfação do cliente.

Afinal, ninguém quer perder tempo aguardando para ser atendido, não é mesmo?

Integrações com outros sistemas

Integrações com outros sistemas, como o CRM, por exemplo, podem tornar sua operação ainda melhor e mais eficiente.

Um sistema integrado com a URA, que vimos anteriormente, permite que o cliente resolva alguns problemas mais simples sem a necessidade de intervenção humana.

Consultas e operações bancárias são ótimos exemplos. Você faz transferência e consulta informações como saldo, por exemplo, através do teclado do telefone.

Relatórios gerenciais

Uma operação eficiente, precisa ter métricas bem definidas e ferramentas para acompanha-las.

Informações como quantidade de chamadas de saída por ramal, chamadas atendidas, chamadas não atendidas, são facilmente coletadas e servem como base para que decisões importantes sejam tomadas com mais assertividade.

Gravador de Chamadas

O gravador de chamadas é peça fundamental nas equipes de atendimento e vendas das empresas com melhores resultados.

Através do monitoramento do atendimento, é possível realizar mudanças para melhorar a satisfação dos clientes, além de permitir medir o desempenho dos atendentes e ajuda-los a performar melhor.

No departamento de vendas, as gravações podem ser utilizadas para melhorar o processo comercial, treinar novos vendedores e conquistar mais negócios.

 

Por que eu deveria utilizar a telefonia VoIP na minha empresa?

Essa é uma pergunta interessante, afinal, investir em soluções que não trazem benefícios é perder tempo e dinheiro.

Grandes gestores estão sempre pensando em como chegar mais longe e buscando maneiras de ajudar suas empresas a conquistar melhores resultados.

Pensando nisso, agora vamos mostrar alguns benefícios da telefonia VoIP:

Menor investimento

Com uma solução de PABX Virtual, que é completamente baseada na tecnologia de voz sobre IP, não é necessário comprar uma central telefônica, o que torna o investimento bem menor.

Sem um PABX físico, não é necessário um espaço adequado para acomodar o equipamento, nem um técnico no local para fazer a instalação.

São essas coisas que muitas vezes passam despercebidas e no final das contas, colocando na ponta do lápis, geram um custo alto e desnecessário.

Mobilidade

Com a tecnologia VoIP na telefonia virtual, os ramais podem ser conectados em computadores, smartphones e telefones IP.

Qualquer um desses dispositivos pode ser utilizado em qualquer lugar com acesso à internet e não somente dentro do escritório, o que torna a solução bastante flexível.

Colaboradores que trabalham em home office ou viajam para atender clientes e conquistar mais negócios, podem ficar conectados à todos os outros ramais da empresa de forma simples.

Economia na conta telefônica

Como você já deve saber, o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo. Isso está comprovado em um estudo realizado pela União Internacional de Telecomunicações.

A situação é bem crítica, e de maneira geral, o Brasil ocupa a 90ª posição entre os 166 países avaliados no que se refere ao custo da telefonia.

Então, que tal uma solução de telefonia moderna que gere uma economia de até 70% nas suas contas telefônicas, além de todos os outros benefícios que você conheceu até aqui?

 

Conclusão

Agora você já sabe o que é VoIP e que sistemas de telefonia modernos são baseados nessa tecnologia.

Exceto por falta de infraestrutura adequada, especialmente em regiões sem link de internet de qualidade, todas as empresas podem se beneficiar dessa tecnologia que possui diversos recursos e grandes benefícios, como:

• Baixo investimento
• Redução de custos com telefonia
• Atendimento eletrônico
• Integração com outros sistemas
• Relatórios gerenciais completos e detalhados
• Gravador de ligações telefônicas

E então, ficou alguma dúvida? Deixe na sessão de comentários abaixo.

Se a sua empresa não se preocupa em reduzir custos, está na hora de mudar esse pensamento. Cortar gastos é fundamental para a saúde financeira do seu negócio e a interface celular vai te ajudar nessa missão.

 

Um estudo realizado pela UTI (União Internacional de Telecomunicações), aponta que o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo.

De maneira geral, no que se refere ao custo da telefonia, o Brasil ocupa a 90ª posição entre os 166 países avaliados.

E agora, já se convenceu de que a redução dos seus custos com telefonia é uma boa ideia? Então vem comigo!

Neste artigo você vai entender tudo sobre interface celular e como ela trabalha em conjunto com seu PABX na redução de gastos telefônicos.

 

O que é interface celular?

Interface celular é um equipamento que conecta uma linha de celular a um PABX com objetivo de rotear as ligações dos telefones fixos para o móvel automaticamente. Esse procedimento é uma maneira inteligente de gerar grande economia nas contas de telefone.

As principais interfaces, utilizam a tecnologia GSM e são compatíveis com a maioria das operadoras.

 

Para que serve a interface celular?

Já vimos que a telefonia no Brasil é uma das mais caras do mundo.

Você também já deve ter ouvido falar que ligar de telefone fixo para telefone celular é muito mais caro do que ligar de um telefone celular para outro telefone celular, certo?

Se não ouviu, saiba que isso é uma verdade absoluta.

É aqui que a interface celular entra.

Por ser um equipamento que conecta um chip de alguma operadora com sua central telefônica e permitir que qualquer ramal possa acessá-la para ligar para um telefone celular, é gerado uma enorme redução nas contas telefônicas.

Dependendo do modelo, é possível até ativar SIM cards de várias operadoras e na hora da chamada realizar a consulta de portabilidade para reduzir ainda mais os gastos.

 

Como funciona a interface celular?

Existem duas formas de conectar a interface celular com o sistema de telefonia:

1. Através de troncos analógicos
2. Por conexão IP

Isso vai depender do modelo da sua central de telefonia.

Muitas empresas utilizam PABX analógico, digital ou híbrido. Porém, o funcionamento é basicamente o mesmo para esses tipos ou com PABX IP e outras soluções para Call Center.

Apenas no PABX virtual a interface não é utilizada, nem necessária, pois com a tecnologia VoIP todas as chamadas possuem valores muito baixos e não somente ligações para celular, o que gera maior economia nas contas.

Com uma interface celular instalada, na maioria das centrais telefônicas, é possível configurar uma função que chamamos de rota de menor custo.

Desta maneira, sempre que o usuário fizer uma ligação para celular, o PABX identifica automaticamente e faz o roteamento necessário para que a ligação seja completada pela interface celular e não pela linha fixa.

 

Conheça algumas das características mais comuns em interface celular

A maioria das interfaces de celular possuem características parecidas.

Todas elas foram desenvolvidas para otimizar a operação e ajudar as empresas a alcançarem seus objetivos. 

Fidelização de operadora

Essa função permite inserir o código DDD da operadora de telefonia móvel fornecedora do chip.

Chamadas DDD (longa distância) são mais baratas quando utilizado o DDD da mesma operadora. Isso diminuirá os gastos com telefonia. 

Identificação de chamadas

Função interessante para empresas que utilizarem a interface também para receber ligações.

Saber quem está ligando pode ajudar a empresa a proporcionar um melhor atendimento ao cliente e até mesmo recusar chamadas indesejadas. 

Call back

Com essa função ativada, sempre que a interface recebe uma ligação de algum dos telefones cadastrados, a chamada não é atendida. Em seguida, a interface retorna para esse telefone.

E porque essa função é interessante?

Em muitos casos, as operadoras têm planos corporativos onde alguns chips têm uma minutagem maior para fazer ligações.

Então, em vez do seu colaborador externo pagar pela ligação do celular dele, a interface desliga e retorna, consumindo sua própria minutagem.

Blacklist

O próprio nome já é bem sugestivo.

Essa função bloqueia ligações de saída ou entrada para números cadastrados na lista.

Sabe aquelas chamadas insuportáveis de telemarketing das próprias operadoras? Você pode bloqueá-la.

Senha para programação

Um recurso indispensável para segurança.

Ele restringe o acesso à interface somente para pessoas autorizadas a realizarem manutenções e configurações quando necessário.

Ocultar ID

Se você não quer que os clientes identifiquem o número da sua interface celular, essa função deve ser ativada.

Esse recurso é muito utilizado por empresas que não querem receber chamadas dos clientes na interface celular.

Mesmo com essa função ativada, pessoas que souberem o número da interface, como um colaborador da empresa por exemplo, podem ligar que a ligação será recebida normalmente.

Porém, o mais comum no dia a dia das empresas, é utilizar a interface somente para ligações de saída, evitando congestionar a rota de celular com chamadas recebidas.

Tempo de ligação programável

Mais um recurso que pode ajudar ainda mais na redução dos custos.

É possível configurar um tempo máximo que uma chamada fica em curso. Por exemplo, quando a ligação chegar em 3 minutos, a interface celular derruba automaticamente.

Esse também é um recurso da maioria das centrais telefônicas, muito importante para empresas que possuem funcionários que abusam do uso dos telefones.

 

Vantagens da interface celular

Uma das maiores ou a maior vantagem em utilizar uma interface celular é a economia que ela vai gerar nas suas contas telefônicas.

E não se preocupe com a operação, com a maioria das centrais telefônicas existentes é possível deixar a utilização de forma transparente.

Ou seja, se seus colaboradores utilizam o código 0 (zero), 9 (nove) ou qualquer outro para pegar linha e fazer uma ligação externa, tudo permanecerá da mesma forma.

O trabalho é todo feito de forma automática por um bom sistema de telefonia, reduzindo as chances de erro humano. Ligações para celular sempre serão completadas pela interface celular.

E então, ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários abaixo.

E se quiser, veja agora mesmo mais dicas de como reduzir custos em telefonia.

Reduzir custos em telefonia pode até parecer, mas não é um bicho de sete cabeças. Com algumas mudanças simples e com boas práticas, já é possível obter bons resultados.

 

Nos dias atuais, cada vez mais empresas estão buscando a redução de custos e reduzir as contas telefônicas pode ser um bom começo.

E nesse post você verá dicas valiosas que, com certeza, te ajudarão a diminuir seus custos telefônicos.

Preparei um guia que indicará vários pontos que podem estar pesando nas suas contas, e melhor ainda, indicarei o caminho para buscar a redução e resolver o problema.

Já adianto que é um trabalho que exige esforço, mas que vai valer a pena quando perceber o quanto está economizando e poderia já ter economizado se tivesse conhecido esse artigo anteriormente.

Então vamos ao que interessa.

 

Comece analisando as contas telefônicas

Essa é uma sugestão que você vai encontrar em praticamente qualquer conteúdo que fale sobre como reduzir custos em telefonia.

Então acredite, ela muito importante. A diferença é que nas próximas linhas você vai entender o que realmente deve analisar.

Na correria do dia a dia e com foco em outras atividades, muitas (a grande maioria) empresas acabam não se atentando às contas telefônicas.

Principalmente quando o faturamento está em alta e por isso podem estar perdendo uma bela quantia de dinheiro.

Os problemas mais comuns encontrados em contas de telefones são:

Cobranças indevidas

Isso é mais comum do que você imagina.

Em muitos casos as operadoras não cumprem o que foi contratado e cobram valores maiores, seja na assinatura ou minutagem das ligações.

E quase sempre passa despercebido.

Analise suas contas e tenha certeza de estar pagando somente pelo que foi contratado e utilizado.

Plano não alinhado com as necessidades da empresa

Essa é uma das questões que mais ajudam as empresas a reduzir custos em telefonia.

É bem comum que as empresas, por não terem uma consultoria especializada, façam contato direto com a operadora de telefonia. E normalmente, acabam contratando o plano sugerido pelo atendente.

O problema é que esse plano nem sempre é adequado às necessidades da empresa.

Um exemplo clássico são as empresas que realizam muitas chamadas LDN (as famosas chamadas DDD), mas o plano contratado contempla somente chamadas locais ou uma minutagem para DDD bem menor que o necessário.

Isso também vale para chamadas móveis (celular), sejam locais ou DDD.

E melhor ainda, tenha certeza que sua empresa não está utilizando o telefone fixo para fazer chamadas para celular.

Você já deve ter escutado que ligações de telefone fixo para celular tem um custo muito alto. E isso é uma verdade absoluta.

Valor desatualizado

Se já faz bastante tempo que você contratou seu plano de telefonia, é bem provável que existam novos planos com mais benefícios e menor valor.

Então identifique os valores que sua empresa está pagando e compare com os planos atuais da operadora. Essas informações você encontra facilmente no site da operadora.

Outra questão importante é o plano de internet que muitas vezes está na mesma conta. Identifique e tenha certeza que o valor é menor ou igual ao valor cobrado pela operadora atualmente.

Agora que você mapeou esses três problemas mais comuns em contas telefônicas, é hora de entrar em contato com sua operadora para:

• Solicitar adequação do plano para atender suas reais necessidades
• Pedir estorno de cobranças indevidas, se for o caso

Fazendo somente o que vimos até aqui, é bem provável que você já consiga uma boa redução.

Mas, se possível, você quer reduzir mais, certo? Então continue comigo.

 

Reduzir custos em telefonia no modo avançado

Ainda que você faça a análise das contas como orientei anteriormente, identifique as falhas e consiga uma bela redução de custos com a operadora, acredite, é possível fazer melhor.

Desculpa te desapontar, mas por melhores que sejam os valores de chamadas e assinatura que você conseguiu com sua operadora, eles dificilmente chegarão perto dos valores de uma operadora VoIP, por exemplo.

Ou em casos de chamadas para celular, mesmo com um plano de minutagem móvel contratado, ligações fixo/celular ainda terão um custo bem mais alto em relação se comparado com ligações celular/celular.

Certo, então como posso melhorar e reduzir os custos em telefonia ainda mais?

Tecnologia VoIP

Antes de seguir, gostaria que você soubesse que VoIP são ligações de voz sobre o sinal de internet.

Essa tecnologia é utilizada, por exemplo, em aplicativos como Whatsapp e Telegram. Por isso, os valores das ligações são bem menores.

Você pode integrar a tecnologia VoIP em seu PABX tradicional ou aproveitar todos os recursos e flexibilidade do PABX Virtual com redução em todo tipo de ligação: local fixo e móvel, DDD fixo e móvel, DDI.

Também é bem provável que você precisará de uma empresa que faça esse serviço, mas o custo certamente será muito baixo comparado aos valores que serão reduzidos.

Então não se desista, o investimento é rapidamente recuperado.

Interface Celular

Essa é outra forma de redução de custos em telefonia. E é aplicada quando a empresa realiza uma grande quantidade ligações para celular.

A interface celular é um hardware que recebe um chip de alguma operadora de telefonia e conecta com a central telefônica.

Desta forma, é feito uma configuração na central telefônica indicando que as chamadas para celular devem ser completadas somente pela interface celular e não pela linha fixa.

É possível instalar várias interfaces dependendo do modelo do pabx.

 

Boas práticas ajudam a reduzir custos em telefonia

As dicas que vimos até aqui tem um grande impacto na missão de reduzir custos em telefonia.

Elas focam diretamente na análise e adequação dos planos telefônicos, bem como adoção de novas tecnologias, se necessário.

Porém, existem outras situações bem comuns no dia a dia das empresas que acabam impactando diretamente no aumento ou redução de custos.

Por exemplo, colaboradores que abusam da utilização dos telefones da empresa para ligações particulares.

Desta forma, outras medidas que contribuem para a redução de custos em telefonia podem ser tomadas.

Oriente seus colaboradores para evitar abusos

Caso a empresa esteja empenhada em reduzir custos em telefonia e não tolerar a utilização abusiva para ligações pessoais, deve deixar isso bem claro na política interna.

E acredite, esse é um problema que atinge a conta de muitas organizações. Por isso é importante analisar e descobrir se também está atingindo a sua.

E não estou dizendo que você precisa ser paranoico e prejudicar o ambiente da sua empresa a qualquer custo.

Mas também não deve pagar por abusos de colaboradores que não estão alinhados com o sucesso da empresa.

Infelizmente, muitas pessoas só sentem quando atinge o próprio bolso.

Utilize um software de tarifação

Caso a orientação não seja capaz de surtir efeito, uma forma de fazer o controle dessas chamadas com mais facilidade é implantando um sistema de tarifação integrado com a central telefônica.

Neste software é possível fazer o cadastro dos usuários dos ramais e uma agenda com os números dos telefones de clientes e fornecedores da empresa, bem como registrar a maioria dos números particulares de cada colaborador.

Ao emitir relatórios por ramais, as ligações particulares são facilmente identificadas e podem, por exemplo, serem descontadas direto na folha de pagamento.

Mas ainda com um software de tarifação, é possível haver confusões.

Isso porque como os ramais em empresas normalmente são liberados, qualquer pessoa pode fazer ligação e não necessariamente o dono do ramal.

Aqui vai o pulo do gato.

Para corrigir esse problema, é possível adotar uma medida de código particular, função disponível na maioria das soluções de telefonia.

Desta forma, todos os ramais são bloqueados para fazer chamadas teclando a rota 0 ou 9, normalmente usadas na maioria das centrais.

Para fazer chamada, o usuário terá um código particular que substituirá o 0 ou 9, associando qualquer chamada a ele e assim será impossível alegar que não foi o responsável pela ligação.

Esse código ficará cadastrado no tarifador, associado ao colaborador e facilmente identificado na emissão dos relatórios.

Não desperdice recursos online e gratuitos

Com o avanço da tecnologia, existem muitas aplicações de comunicação online que podem facilmente contribuir com a redução de custos.

Uma delas é o Skype. É bem provável que muitos clientes e fornecedores de sua empresa já o utilize, então oriente seus colaboradores a utilizá-lo também e poupe seus telefones.

E atividades como, por exemplo, solicitar um orçamento. Será que precisam ser feitas por telefone? Não é possível fazer por e-mail? Pense nisso.

Não tem nada de errado em aproveitar o que há de melhor na tecnologia e utilizá-la a seu favor.

 

Fechando com dinheiro no bolso

Se você chegou até aqui, agora já sabe que reduzir custos em telefonia é mais simples do que você imagina, não é mesmo?

É preciso analisar as contas telefônicas e identificar se os planos estão alinhados com as necessidades reais da empresa.

Verificar se os valores pagos pela assinatura dos planos são menores ou iguais aos planos comercializados pela operadora atualmente.

E tão importante quanto a análise e adequação dos planos, bem como a adoção de novas tecnologias, é orientar seus colaboradores para não haver abusos em ligações pessoais.

Por fim, descobriu que ligações VoIP são mais baratas e são a base de uma boa solução de telefonia.

E não se esqueça de incentivar seus colabores a utilizar mais os recursos online como Skype e e-mail.

Ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários que teremos satisfação em ajudar.

Reduzir custos na empresa é ótimo, mas que tal trabalhar também para aumentar o faturamento? Veja como potencializar sua estratégia de captação de clientes e conquistar mais vendas.