Conheça os 5 tipos diferentes de sistema PABX e suas vantagens

Facilitar a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores é uma maneira do sistema PABX ajudar empresas que precisam de processos ágeis para crescer.

 

Desde um site atrativo e intuitivo até um bom sistema PABX, nada mais pode ser deixado de lado quando o assunto é qualidade no atendimento ao cliente.

Embora esse seja o caminho do sucesso, muitas empresas ainda não se deram conta e acabarão ficando para trás.

Por conta disso, neste post vamos falar sobre os diferentes tipos de sistemas telefônicos e as vantagens desta ferramenta que permite uma comunicação ágil e eficiente, além de melhorar processos internos e, por consequência, as expectativas dos clientes.

 

Private Automatic Branch Exchange: como funciona e a importância do sistema PABX

O sistema PABX (Private Automatic Branch Exchange) otimiza a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores.

Evita que seja necessária a contratação de uma linha telefônica junto das operadoras de telefonia para cada colaborador e com isso se torna um importante aliado na redução de custos.

Mas veja bem, isso não significa que com o sistema PABX você terá linhas infinitas, pois existe uma grande diferença entre ramais e linhas telefônicas. Nesse ponto, muitas pessoas acabam se confundindo.

Portanto, você pode ter uma grande quantidade de ramais, ou seja, um para cada colaborador se for necessário e permitir a comunicação interna à vontade e sem custo. Mas a quantidade de ligações externas simultâneas depende da quantidade de linhas contratadas na operadora de telefonia. Ou seja, se você tiver uma central telefônica com dez ramais e três linhas, conseguirá conversar somente com três clientes e/ou fornecedores ao mesmo tempo.

Simples de entender, não é mesmo? Então vamos em frente.

 

As vantagens do sistema PABX para empresas

Acompanhar a evolução do mercado e manter a empresa forte diante dos concorrentes é a missão de todo gestor que deseja ver seu negócio crescer. Mas nem sempre isso acontece.

É muito comum encontrar negócios se mantendo com um sistema PABX obsoleto mesmo diante dos sinais de que a empresa precisa de uma nova central pabx, e sofrendo com problemas que podem ser resolvidos sem de grandes investimentos.

Mas por qual razão isso acontece? A verdade é que podem ser vários os motivos.

• Falta de verba, mesmo que pequena, para investimento em melhorias;
• Receio do novo, ou seja, de novas tecnologias;
• A velha mania que – infelizmente – nós brasileiros temos de deixar tudo para o último momento, empurrando com a barriga situações prejudiciais em vez de corrigi-las;
• Ou até mesmo a falta de percepção de que a exigência dos clientes por bom atendimento é cada vez maior.

Para te ajudar a entender melhor essas questões, vamos mostrar algumas vantagens que um sistema PABX proporciona para as empresas que já enxergaram seu valor.

Vamos lá?

Agilidade na comunicação interna

Uma empresa burocrática e sem uma comunicação interna ágil perde toda a eficiência exigida atualmente para que negócios atinjam patamares mais altos.

Claro que aqui não estamos falando apenas de tecnologia, afinal, toda empresa precisa de uma cultura forte para um crescimento sustentável. Porém, não dá para negar que sem a contribuição tecnológica tudo ficaria mais difícil e mais caro.

Um bom sistema PABX permite a comunicação telefônica entre os colaboradores de forma rápida e sem custo, seja para consultar se um pedido foi faturado, se um produto saiu para entrega, confirmar uma reunião e qualquer outra situação que não possa esperar uma resposta por e-mail que tende a ser mais demorada.

No caso de negócios com mais de uma unidade, matriz e filiais, as vantagens se tornam ainda mais claras. Através da tecnologia VoIP, as unidades são interligadas e trabalham de forma transparente, como se estivessem todas dentro do mesmo espaço, sob o mesmo teto.

Eficiência no atendimento ao cliente

Sabe quando alguém liga para uma empresa e a atendente diz: “para resolver essa questão” ou “para comprar esse produto” você precisa ligar na unidade “x”, quer anotar o telefone? Se sua empresa faz isso, sinto lhe dizer, mas seus clientes odeiam.

A possibilidade de interligar unidades elimina esse problema, melhora o atendimento telefônico ao cliente e os deixa mais satisfeitos.

Mas se seu negócio não possui mais de uma unidade, calma, existem outras situações ruins que prejudicam o relacionamento com o cliente e podem ser resolvidas com um sistema PABX.

Quando você entra em contato com uma empresa e o atendente te transfere para outro, que transfere para outro, que transfere para outro, gerando uma enorme perda de tempo, é uma situação ruim, não é mesmo?

Com certeza você fica insatisfeito e conclui que o atendimento é péssimo. O problema é que seu cliente tem a mesma conclusão quando liga para sua empresa e passa por situação semelhante.

Recursos como a URA, um atendimento digital com opções numéricas, evita transferências em excesso, permite o cliente chegar rapidamente ao setor que deseja falar e não acumula seus colaboradores com tarefas inúteis.

Economia nas contas de telefone

Nunca é demais repetir que o Brasil tem uma das telefonias mais caras do mundo.

Não vamos entrar nesse mérito de porque isso acontece. Nossa missão é criar soluções para os problemas existentes e custo alto com telefonia é um dos que atinge a maioria das empresas.

Você viu ali em cima que a interligação de matriz e filiais melhora, e muito, a comunicação interna. É uma maneira de ganhar agilidade nos processos e, consequentemente, aumentar a produtividade. Certo?

Mas temos uma notícia ainda melhor.

Como a interligação é feita através da telefonia VoIP, todas as chamadas entre as unidades tem custos zero, seja uma consulta entre setores ou uma ligação de um cliente sendo transferida.

Viu como um sistema PABX moderno pode ajudar sua empresa a reduzir custos em telefonia, além de várias outras vantagens?

Credibilidade e profissionalismo

O mínimo que esperamos de qualquer empresa é um bom atendimento, não é mesmo?

Oferecer atendimento via chat, sms ou até redes sociais é um grande diferencial, mas antes disso, é preciso manter a qualidade nos canais de comunicação mais tradicionais como e-mail e telefone.

De que adianta tanta tecnologia se você falhar nos meios básicos de comunicação? Muitos clientes ainda preferem a boa e velha chamada telefônica, um contato mais ágil e direto, mais humano.

Portanto, uma equipe bem treinada e com ferramenta para manter conversas com qualidade e sem ruídos, é importante e suficiente para que os clientes se mantenham satisfeitos.

Melhoria contínua

Como é possível implementar melhorias no negócio sem saber o que deve ser melhorado?

Um bom sistema PABX ajuda a enxergar profundamente a operação, ou seja, coletar dados reais para entender o que está funcionando e identificar possíveis falhas.

Possibilita gravar e analisar ligações para entender como seus clientes estão sendo atendidos, como está a performance dos vendedores e, novamente, identificar os erros que precisam ser corrigidos rapidamente.

Não menos importante, permite identificar gastos telefônicos desnecessários e controlar custos continuamente. Afinal, como diz o empreendedor Beto Sicupira: “custo é como unha, tem de cortar sempre”.

 

Conheça os 5 tipos de PABX

Agora você já entende o que é e como funciona um PABX, além de conhecer algumas grandes vantagens de quem utiliza esse sistema.

Mas tudo que vimos até agora é de forma mais genérica, no entanto, existem vários tipos de sistema PABX no mercado. Isso aconteceu por conta do avanço tecnológico para suprir as novas demandas que surgiram com o passar dos anos.

Atenção: isso não significa que existe o melhor, mas sim o mais adequado para as necessidades do seu negócio. Certo?

Por exemplo, se você precisa apenas atender e transferir chamadas, possui linhas telefônicas analógicas e não tem expectativa de grandes mudanças em um curto espaço de tempo, um equipamento mais básico é o suficiente.

Já no caso de uma operação mais robusta como um call center, por exemplo, uma solução telefônica mais avançada se torna indispensável.

Conheça agora os 5 tipos de PABX existentes:

PABX Analógico

O sistema PABX analógico é a versão mais simples de todos eles.

Sem recursos mais avançados, ele se encaixa bem nas empresas que não exigem funções além das básicas como fazer, receber e transferir chamadas e possuem linhas analógicas das operadoras de telefonia convencionais.

Mas não pense que ele é tão limitado. Mesmo sendo uma versão básica, permite controlar ramais, ou seja, definir quais os tipos de chamadas que cada usuário poderá fazer.

Também é compatível com acessórios como o tarifador para controlar e identificar gastos, a interface celular para redução de custos nas chamadas móveis e mensagem de espera personalizada.

A grande sacada aqui é levar em conta todos esses pontos. Se for preciso agregar vários acessórios, é mais interessante procurar por uma solução mais completa, onde a chance de acontecer possíveis problemas técnicos é menor.

E falando em problemas técnicos, a manutenção do PABX analógico tende a ter um custo maior devido suas limitações. Um dos motivos é o deslocamento de um técnico especializado até a empresa cada vez que surgir um defeito.

PABX Digital

O sistema PABX Digital é um equipamento mais avançado em relação ao anterior. Já compatível com linhas telefônicas digitais, ele permite utilizar o entroncamento E1 e ainda mesclar com as analógicas se for necessário.

Vamos imaginar o seguinte cenário:

Você tem contratado junto à operadora de telefonia um Link E1 que já contempla 3000 minutos de ligações fixo local, porém, você também realiza uma quantidade considerável de ligações de venda para celular e a operadora cobra uma tarifa muito alta para este tipo.

O que fazer nesse caso? Uma das soluções é mesclar posições de linhas analógicas e utilizá-las com a interface celular para gerar uma grande economia.

E não se preocupe com a operação, o sistema é inteligente o suficiente para reconhecer automaticamente o tipo de chamada e utilizar a rota de menor custo como saída.

Dito isso, é importante ressaltar também que a tecnologia digital melhora a qualidade das ligações, elimina ruídos e aumenta o áudio, além de ter a funcionalidade DDR (discagem direta a ramal).

Em relação ao suporte técnico, assim como o modelo analógico, poderá exigir maior investimento e um pouco mais de tempo para correções de defeitos.

PABX Híbrido

Este equipamento é uma mistura dos tipos analógico e digital com a soma de alguns recursos IP. Ou seja, permite utilizar linhas analógicas, digitais e VoIP para gerar economia nas contas de telefone e manter a qualidade nas ligações.

Alguns recursos interessantes como o atendimento digital e mensagem de espera personalizada, são itens default nos modelos de PABX do tipo híbrido.

No entanto, recursos mais avançados como relatórios detalhados e monitoramento de ramais em tempo real, disponíveis no sistema virtual que veremos a seguir, permanecem de fora.

A manutenção técnica se assemelha com os modelos que vimos anteriormente.

PABX IP

O PABX IP, conhecido também como PABX VoIP, é uma solução mais completa. Esse equipamento possui de fábrica recursos como o gravador de chamadas, URA, filas de atendimento, etc.

Confira por que as empresas amam o gravador de ligações.

Por outro lado, exige uma infraestrutura, ou seja, um cabeamento de rede mais profissional para o bom funcionamento e um espaço adequado, como um CPD ou data center, para armazenamento e segurança do servidor.

Apesar de ser possível a utilização de outros tipos de linhas telefônicas, o ideal é contratar uma operadora VoIP para melhor aproveitamento da solução e maior redução nas contas de telefone.

O suporte técnico se torna mais simples por conta de grande parte das correções serem realizadas remotamente. Porém, a mão de obra pode exigir maior investimento por se tratar de um serviço mais especializado.

PABX Virtual

O sistema PABX Virtual possui todos os recursos do IP.

No entanto, por ser um serviço de telefonia na nuvem, não exige um servidor físico instalado na empresa, o que torna os processos de implantação e suporte mais simples.

Totalmente baseado na tecnologia VoIP, permite que seus ramais sejam autenticados facilmente em softwares instalados em computadores, smartphones ou telefones IP, uma vantagem que facilita atividades como o trabalho home office, por exemplo.

Desta forma, é possível ter dez pessoas em locais diferentes como se todos estivessem sob o mesmo teto, facilitando ainda mais a interligação de matriz e filiais.

Interessante? Tem mais!

• Gravador de chamadas;
• Atendimento digital com opções numéricas;
• Mensagem de espera personalizada;
• Monitoramento de ramais em tempo real;
• Relatórios completos;
• Flexibilidade para ampliação e redução de ramais, evitando desperdício de dinheiro.

 

3 Dicas importantes para comprar PABX e evitar problemas

Agora você já sabe a importância de um bom sistema de telefonia, certo? Já sabe que existem 5 tipos de sistema PABX e então surgem as dúvidas:

• Qual deles escolher?
• Onde comprar?

A primeira coisa a ser feita é entender as necessidades. Por exemplo:

• Precisa de recursos mais avançados como gravador de chamadas, ramais móveis ou ferramentas para acompanhamento da operação?
• Já tem linhas telefônicas contratadas? São analógicas, digitais ou VoIP?
• A empresa tem perspectiva de crescimento rápido, sendo necessária a ampliação de ramais e linhas?

Feito isso, siga em frente.

Um bom parceiro é essencial

Sabendo das necessidades básicas, tudo se torna mais fácil. Isso vai te ajudar a, como diz o ditado popular, não levar gato por lebre.

Mas como identificar um bom parceiro? Vamos lá.

Mesmo que você já tenha em mente a solução definida, um bom parceiro vai se aprofundar no assunto para ter certeza que sua escolha realmente é a melhor. Grandes empresas se preocupam com a satisfação do cliente antes de qualquer coisa.

Outro ponto importante é tentar conversar com clientes que já compraram da empresa para ter certeza que está fazendo a escolha certa.

Preço e qualidade andam juntos

Um erro cometido com frequência é simplesmente procurar por uma central de telefone barata. Claro que preço é importante e faz diferença, o erro é quando ele se torna o único fator de escolha.

Pesquise diversas soluções, compare as diferenças entre elas, tenha certeza que atende as necessidades atuais do negócio e mais do que isso, se certifique de que não será um dinheiro jogado fora em pouco tempo.

Depois disso olhe para o valor de investimento e lembre-se: preço baixo não significa uma escolha ruim, assim como preço alto não é sinônimo de qualidade.

Pós-venda também importa

Já pensou se logo após escolher e implantar o sistema PABX, seja físico ou virtual, ele apresenta falhas e começa a prejudicar o seu negócio?

Você contata a empresa contratada e percebe que a correção levará muito tempo. Pior do que isso, a empresa começa a se esconder de você.

Um bom suporte técnico é essencial para uma parceria positiva e duradoura. Portanto, se certifique antes de assinar o contrato e evite dores de cabeça, além do prejuízo financeiro.

Então, gostou de saber mais sobre o assunto? Agora você já conhece as vantagens do sistema PABX e sabe o que fazer para otimizar a comunicação telefônica no seu negócio.

E se ainda tem dúvidas, não se preocupe. É comum que mesmo com todas essas informações muitos gestores ainda tenham receio de fazer uma escolha ruim e acabar prejudicando o próprio negócio.

Se esse for o seu caso, conte com a gente. Converse sem compromisso com um consultor e tire suas dúvidas.