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Reduzir custos em telefonia pode ser mais simples do que você imagina.

Será que reduzir custos em telefonia é realmente tão difícil? Aprenda na prática como conseguir uma bela redução!

Reduzir custos em telefonia pode até parecer, mas não é um bicho de sete cabeças. Com algumas mudanças simples e com boas práticas, já é possível obter bons resultados.

 

Nos dias atuais, cada vez mais empresas estão buscando a redução de custos e reduzir as contas telefônicas pode ser um bom começo.

E nesse post você verá dicas valiosas que, com certeza, te ajudarão a diminuir seus custos telefônicos.

Preparei um guia que indicará vários pontos que podem estar pesando nas suas contas, e melhor ainda, indicarei o caminho para buscar a redução e resolver o problema.

Já adianto que é um trabalho que exige esforço, mas que vai valer a pena quando perceber o quanto está economizando e poderia já ter economizado se tivesse conhecido esse artigo anteriormente.

Então vamos ao que interessa.

 

Comece analisando as contas telefônicas

Essa é uma sugestão que você vai encontrar em praticamente qualquer conteúdo que fale sobre como reduzir custos em telefonia.

Então acredite, ela muito importante. A diferença é que nas próximas linhas você vai entender o que realmente deve analisar.

Na correria do dia a dia e com foco em outras atividades, muitas (a grande maioria) empresas acabam não se atentando às contas telefônicas.

Principalmente quando o faturamento está em alta e por isso podem estar perdendo uma bela quantia de dinheiro.

Os problemas mais comuns encontrados em contas de telefones são:

Cobranças indevidas

Isso é mais comum do que você imagina.

Em muitos casos as operadoras não cumprem o que foi contratado e cobram valores maiores, seja na assinatura ou minutagem das ligações.

E quase sempre passa despercebido.

Analise suas contas e tenha certeza de estar pagando somente pelo que foi contratado e utilizado.

Plano não alinhado com as necessidades da empresa

Essa é uma das questões que mais ajudam as empresas a reduzir custos em telefonia.

É bem comum que as empresas, por não terem uma consultoria especializada, façam contato direto com a operadora de telefonia. E normalmente, acabam contratando o plano sugerido pelo atendente.

O problema é que esse plano nem sempre é adequado às necessidades da empresa.

Um exemplo clássico são as empresas que realizam muitas chamadas LDN (as famosas chamadas DDD), mas o plano contratado contempla somente chamadas locais ou uma minutagem para DDD bem menor que o necessário.

Isso também vale para chamadas móveis (celular), sejam locais ou DDD.

E melhor ainda, tenha certeza que sua empresa não está utilizando o telefone fixo para fazer chamadas para celular.

Você já deve ter escutado que ligações de telefone fixo para celular tem um custo muito alto. E isso é uma verdade absoluta.

Valor desatualizado

Se já faz bastante tempo que você contratou seu plano de telefonia, é bem provável que existam novos planos com mais benefícios e menor valor.

Então identifique os valores que sua empresa está pagando e compare com os planos atuais da operadora. Essas informações você encontra facilmente no site da operadora.

Outra questão importante é o plano de internet que muitas vezes está na mesma conta. Identifique e tenha certeza que o valor é menor ou igual ao valor cobrado pela operadora atualmente.

Agora que você mapeou esses três problemas mais comuns em contas telefônicas, é hora de entrar em contato com sua operadora para:

  • Solicitar adequação do plano para atender suas reais necessidades
  • Pedir estorno de cobranças indevidas, se for o caso

Fazendo somente o que vimos até aqui, é bem provável que você já consiga uma boa redução.

Mas, se possível, você quer reduzir mais, certo? Então continue comigo.

 

Reduzir custos em telefonia no modo avançado

Ainda que você faça a análise das contas como orientei anteriormente, identifique as falhas e consiga uma bela redução de custos com a operadora, acredite, é possível fazer melhor.

Desculpa te desapontar, mas por melhores que sejam os valores de chamadas e assinatura que você conseguiu com sua operadora, eles dificilmente chegarão perto dos valores de uma operadora VoIP, por exemplo.

Ou em casos de chamadas para celular, mesmo com um plano de minutagem móvel contratado, ligações fixo/celular ainda terão um custo bem mais alto em relação se comparado com ligações celular/celular.

Certo, então como posso melhorar e reduzir os custos em telefonia ainda mais?

Tecnologia VoIP

Antes de seguir, gostaria que você soubesse que VoIP são ligações de voz sobre o sinal de internet.

Essa tecnologia é utilizada, por exemplo, em aplicativos como Whatsapp e Telegram. Por isso, os valores das ligações são bem menores.

Você pode integrar a tecnologia VoIP em seu PABX tradicional ou aproveitar todos os recursos e flexibilidade do PABX Virtual com redução em todo tipo de ligação: local fixo e móvel, DDD fixo e móvel, DDI.

Também é bem provável que você precisará de uma empresa que faça esse serviço, mas o custo certamente será muito baixo comparado aos valores que serão reduzidos.

Então não se desista, o investimento é rapidamente recuperado.

Interface Celular

Essa é outra forma de redução de custos em telefonia. E é aplicada quando a empresa realiza uma grande quantidade ligações para celular.

A interface celular é um hardware que recebe um chip de alguma operadora de telefonia e conecta com a central telefônica.

Desta forma, é feito uma configuração na central telefônica indicando que as chamadas para celular devem ser completadas somente pela interface celular e não pela linha fixa.

É possível instalar várias interfaces dependendo do modelo do pabx.

 

Boas práticas ajudam a reduzir custos em telefonia

As dicas que vimos até aqui tem um grande impacto na missão de reduzir custos em telefonia.

Elas focam diretamente na análise e adequação dos planos telefônicos, bem como adoção de novas tecnologias, se necessário.

Porém, existem outras situações bem comuns no dia a dia das empresas que acabam impactando diretamente no aumento ou redução de custos.

Por exemplo, colaboradores que abusam da utilização dos telefones da empresa para ligações particulares.

Desta forma, outras medidas que contribuem para a redução de custos em telefonia podem ser tomadas.

Oriente seus colaboradores para evitar abusos

Caso a empresa esteja empenhada em reduzir custos em telefonia e não tolerar a utilização abusiva para ligações pessoais, deve deixar isso bem claro na política interna.

E acredite, esse é um problema que atinge a conta de muitas organizações. Por isso é importante analisar e descobrir se também está atingindo a sua.

E não estou dizendo que você precisa ser paranoico e prejudicar o ambiente da sua empresa a qualquer custo.

Mas também não deve pagar por abusos de colaboradores que não estão alinhados com o sucesso da empresa.

Infelizmente, muitas pessoas só sentem quando atinge o próprio bolso.

Utilize um software de tarifação

Caso a orientação não seja capaz de surtir efeito, uma forma de fazer o controle dessas chamadas com mais facilidade é implantando um sistema de tarifação integrado com a central telefônica.

Neste software é possível fazer o cadastro dos usuários dos ramais e uma agenda com os números dos telefones de clientes e fornecedores da empresa, bem como registrar a maioria dos números particulares de cada colaborador.

Ao emitir relatórios por ramais, as ligações particulares são facilmente identificadas e podem, por exemplo, serem descontadas direto na folha de pagamento.

Mas ainda com um software de tarifação, é possível haver confusões.

Isso porque como os ramais em empresas normalmente são liberados, qualquer pessoa pode fazer ligação e não necessariamente o dono do ramal.

Aqui vai o pulo do gato.

Para corrigir esse problema, é possível adotar uma medida de código particular, função disponível na maioria das soluções de telefonia.

Desta forma, todos os ramais são bloqueados para fazer chamadas teclando a rota 0 ou 9, normalmente usadas na maioria das centrais.

Para fazer chamada, o usuário terá um código particular que substituirá o 0 ou 9, associando qualquer chamada a ele e assim será impossível alegar que não foi o responsável pela ligação.

Esse código ficará cadastrado no tarifador, associado ao colaborador e facilmente identificado na emissão dos relatórios.

Não desperdice recursos online e gratuitos

Com o avanço da tecnologia, existem muitas aplicações de comunicação online que podem facilmente contribuir com a redução de custos.

Uma delas é o Skype. É bem provável que muitos clientes e fornecedores de sua empresa já o utilize, então oriente seus colaboradores a utilizá-lo também e poupe seus telefones.

E atividades como, por exemplo, solicitar um orçamento. Será que precisam ser feitas por telefone? Não é possível fazer por e-mail? Pense nisso.

Não tem nada de errado em aproveitar o que há de melhor na tecnologia e utilizá-la a seu favor.

 

Fechando com dinheiro no bolso

Se você chegou até aqui, agora já sabe que reduzir custos em telefonia é mais simples do que você imagina, não é mesmo?

É preciso analisar as contas telefônicas e identificar se os planos estão alinhados com as necessidades reais da empresa.

Verificar se os valores pagos pela assinatura dos planos são menores ou iguais aos planos comercializados pela operadora atualmente.

E tão importante quanto a análise e adequação dos planos, bem como a adoção de novas tecnologias, é orientar seus colaboradores para não haver abusos em ligações pessoais.

Por fim, descobriu que ligações VoIP são mais baratas e são a base de uma boa solução de telefonia.

E não se esqueça de incentivar seus colabores a utilizar mais os recursos online como Skype e e-mail.

Ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários que teremos satisfação em ajudar.

Reduzir custos na empresa é ótimo, mas que tal trabalhar também para aumentar o faturamento? Veja como potencializar sua estratégia de captação de clientes e conquistar mais vendas.

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